Årsmøte i sameiet: innkalling, budsjett og felleskostnader – med eksempel

Styret i et eierseksjonssameie skal kalle inn til ordinært årsmøte hvert år, legge fram fjorårets regnskap og ofte foreslå nye felleskostnader. Den vanskeligste saken er sjelden selve innkallingen. Det er å forklare hvorfor akontobeløpet må opp. Her får du fristene som gjelder, en sjekkliste for sakspapirene og budsjettet for et oppdiktet sameie der avsetningen fra vedlikeholdsplanen går rett inn i felleskostnadene og fordeles etter sameiebrøken.

Frister: fra varsel til årsmøte

Reglene under står i eierseksjonsloven og gjelder eierseksjonssameier. Borettslag følger burettslagslova, som har andre regler. Vedtektene kan ha egne bestemmelser, men de kan ikke gi strengere flertallskrav enn loven.

Innkallingen skal tydelig angi sakene. Skal et forslag med krav om to tredjedeler kunne vedtas, må innkallingen gjengi hovedinnholdet. Uansett hva som står der, skal det ordinære årsmøtet behandle styrets årsberetning, regnskapet for forrige kalenderår og valg av styremedlemmer (§ 44). Andre saker kan bare avgjøres hvis de er varslet, med mindre alle seksjonseierne er til stede og stemmer for (§ 45).

Et regneeksempel: Holdes årsmøtet onsdag 21. april 2027, må innkallingen sendes tidligst 1. april og senest 13. april. Sakspapirene må ut senest 14. april. Send alt samlet og med et par dagers margin.

Sjekkliste: dette bør stå i innkallingen

• Dato, klokkeslett og sted, eller lenke hvis møtet holdes digitalt. Styret bestemmer formen, men møtet skal være fysisk hvis to seksjonseiere med minst 10 % av stemmene krever det (§ 41).
• Saksliste: valg av møteleder og én til å signere protokollen, årsberetning, regnskap, budsjett og felleskostnader, avsetning til vedlikehold, innkomne forslag og valg.
• Kjernen i hvert forslag som trenger to tredjedels flertall.
• Vedlegg: regnskap, årsberetning, eventuell revisjonsberetning, budsjettforslag og et utdrag av vedlikeholdsplanen.
• Fullmaktsskjema. En seksjonseier kan møte ved fullmektig (§ 46).

Eksempel: budsjett for Sameiet Lindeparken 14

Driftskostnadene er like store: forsikring og avgifter går opp, mens løpende vedlikehold går ned fordi vinduene nå betales fra vedlikeholdsfondet. Økningen kommer fra én linje, avsetningen:

Kontroll: 480 000 kr × 55/1000 = 26 400 kr i året, eller 2 200 kr i måneden for en toroms. En treroms betaler 33 600 kr i året, 2 800 kr i måneden. 8 × 26 400 + 8 × 33 600 = 480 000 kr.

I 2026 betalte en toroms 1 925 kr og en treroms 2 450 kr i måneden. Forslaget gir 275 kr og 350 kr mer i måneden, en økning på 14,3 %. Skriv kronebeløpene per seksjonstype i innkallingen. Det er det seksjonseierne leter etter.

Avsetningen: derfor bestemmer vedlikeholdsplanen tallet

Etter § 33 har sameiet ansvaret for å vedlikeholde fellesarealer, selve bygningen og felles installasjoner, og ansvaret strekker seg til utskifting når det trengs. Etter § 29 kan akontobeløpet også dekke avsetning til fremtidig vedlikehold, men bare hvis årsmøtet har vedtatt avsetningen. Derfor må avsetningen være en egen sak med et eget vedtak.

Lindeparken har 210 000 kr i vedlikeholdsfondet ved inngangen til 2027. Vedlikeholdsplanen har tre store tiltak de neste fire årene: maling av vinduer i 2027, nytt tak i 2029 og maling av trappeoppgangene i 2030.

Kontroll: med dagens avsetning på 60 000 kr ville fondet stått i 180 000 kr etter 2027, 240 000 kr etter 2028 og −120 000 kr etter takskiftet i 2029.

Det er denne raden seksjonseierne bør se før de stemmer. Uten økningen må sameiet ta opp lån eller kreve et ekstra innskudd når taket skal skiftes. Kostnadene er forutsetninger, ikke tilbud. Skriv i innkallingen hvor tallene kommer fra, for eksempel en tilstandsvurdering eller et overslag.

Hvordan selve planen bygges fra bygningsdel til tiltak, står i eksemplet på vedlikeholdsplan for borettslag. Fremgangsmåten er den samme i et sameie, men ansvaret følger eierseksjonsloven § 33.

Hvilket flertall trengs?

• Budsjett, akontobeløp og avsetning: alminnelig flertall blant stemmene som avgis (§ 49 første ledd). Akontobeløpet kan også fastsettes av styret, men avsetningen krever årsmøtevedtak (§ 29).
• Ombygging, påbygg og andre endringer utover ordinær drift og vedlikehold: minst to tredjedels flertall (§ 49 annet ledd bokstav a).
• Bomiljøtiltak ut over vanlig forvaltning: vanlig flertall hvis tiltaket koster fellesskapet under 5 % av felleskostnadene for ett år, ellers to tredjedeler (§ 50). For Lindeparken går grensen ved 24 000 kr, 5 % av 480 000 kr.
• Kostnad for den enkelte: Fører et slikt tiltak til mer enn et halvt grunnbeløp for en seksjonseier, må den seksjonseieren si seg enig (§ 50 annet ledd). Med grunnbeløpet fra 1. mai 2026 på 136 549 kr er det 68 274,50 kr.

I et sameie med bare boligseksjoner har hver seksjon én stemme, og blanke stemmer regnes som ikke avgitt (§ 52). Eksempel: Styret foreslår et nytt sykkelskur til 85 000 kr. Det er over 5 %-grensen, så forslaget trenger to tredjedeler og må stå med hovedinnhold i innkallingen. 12 seksjoner er representert. Avstemningen ender med 8 for, 3 mot og 1 blank. Avgitte stemmer er 11, og 8 av 11 er 73 %. Forslaget er vedtatt. For en treroms blir andelen 85 000 × 70/1000 = 5 950 kr, godt under et halvt grunnbeløp.

Revisor, regnskap og det styret må lage selv

Størrelsen avgjør kravene. Etter § 64 skal styret sørge for ordentlig regnskapsførsel og legge fram regnskapet på årsmøtet. Fra 21 seksjoner gjelder regnskapsloven med årsregnskap og årsberetning, og sameiet må ha statsautorisert eller registrert revisor (§ 65). Lindeparken har 16 seksjoner; der kan årsmøtet med vanlig flertall bestemme at sameiet skal ha en revisor. Regnskapet føres ofte av en forretningsfører.

Vedlikeholdsplanen og fondsprognosen er det styret som regel må lage selv. Der passer et regneark godt. Vedlikeholdsplan Mall Excel tar inntil 30 bygningsdeler med tilstand, levetid og kostnad. Tiltakene havner i riktig år i en plan over 30 år, fondsprognosen viser saldoen år for år, og sammendraget gir dekningsgraden for hele perioden. Fire diagrammer på dashboardet kan brukes rett i årsmøtepresentasjonen.

Malen lager ikke innkallingen, driftsbudsjettet eller fordelingen etter sameiebrøk, og den erstatter ikke en faglig tilstandsvurdering. Det er styrets ansvar at planen passer den konkrete eiendommen.