Salgsrapport i Excel: ti salg, omsetning og margin

En god salgsrapport viser hva dere solgte, hva salget bidro med og hva dere bør gjøre videre. Her bygger vi en månedsrapport fra ti salgsrader, med omsetning, registrert varekostnad og margin. Du får et konkret eksempel som passer en Excel-mal for gjennomført salg.

Velg spørsmålet rapporten skal svare på

Rapporten i denne guiden svarer på: Nådde vi salgsmålet, og hvilke produkter bidro mest etter de registrerte enhetskostnadene? Den handler om gjennomført salg. Åpne tilbud, leadkonvertering og salgsprognoser krever egne data og er ikke innebygde CRM-funksjoner i denne malen.

Skill også lønnsomhet fra likviditet. Altinn viser hvorfor resultat- og likviditetsbudsjett har ulike formål. En solgt vare er ikke nødvendigvis betalt samme dag. Betalingsoppfølgingen må derfor håndteres sammen med regnskapet.

Ti salgsrader som kan kontrolleres

Eksemplet gjelder en fiktiv bedrift i august 2026. Alle priser og kostnader er uten merverdiavgift. Produkt A koster 1 000 kr og har enhetskostnad 600 kr, B koster 500/350 kr og C 2 000/1 000 kr. Hver rad er én ordre med én produkttype.

Sum omsetning er 21 500 kr, registrert kostnad 12 450 kr og bidrag 9 050 kr. I dette eksemplet er bare enhetskostnadene tatt med. Husleie, administrasjon og andre kostnader er ikke trukket fra, så beløpet er ikke bedriftens endelige overskudd.

Beregn margin av summene, ikke snitt av radene

Med et månedsmål på 25 000 kr er måloppnåelsen 86,0 %, og avviket -3 500 kr. Gjennomsnittlig ordreverdi blir 2 150 kr for de ti ordrene. Tallene må alltid ha samme periode og datagrunnlag.

Se hvilket produkt som bidrar

C har høyest marginprosent i eksemplet, mens A også gir et betydelig bidrag fordi volumet er høyere. Neste beslutning bør derfor bygge på både etterspørsel, kapasitet og bidrag. En høy prosent alene er ikke grunn til å slutte å selge andre produkter.

Bygg rapporten i fem trinn

1. Definer periode og salgsgrunnlag: gjennomført salg, krediteringer og hvilke kostnader som inngår.
2. Lag et registreringsark med dato, kunde, produkt, selger, antall, pris og kostnad.
3. Beregn omsetning som antall × enhetspris og bidrag som omsetning − registrert kostnad.
4. Summer per måned og produkt. Vis omsetning, mål, avvik og margin.
5. Skriv to–tre forklaringer og et konkret tiltak med ansvarlig. Lagre periodens godkjente rapport.

Microsofts Excel-tabeller hjelper deg å holde sammen data ved sortering og filtrering. SUMMER.HVIS.SETT (SUMIFS) kan summere etter både produkt og datoperiode. Test summeringen med ett produkt før du bygger hele rapporten.

Har du dato i kolonne A og omsetning i E, kan du i et eget ark bruke =SUMMER.HVIS.SETT(E2:E11;A2:A11;">="&DATO(2026;8;1);A2:A11;"<"&DATO(2026;9;1)). Avgrensningen tar med august, også hvis en dato inneholder klokkeslett.

Tre kontroller før rapporten sendes

• Ordre er ikke alltid lik rad. I eksemplet er én rad én ordre. Har en ordre flere produktlinjer, må antall unike ordrer skilles fra antall salgsrader.
• Prisgrunnlaget må være historisk riktig. Ikke la en ny listepris endre hvordan eldre salg presenteres.
• Returer og krediteringer må komme med. Behold referansen til opprinnelig salg og avstem mot salgsgrunnlaget.

I Salgsrapport Excel hentes pris og kostnad fra produktregisteret. Kontroller derfor arbeidsflyten før du endrer standardpriser: historiske formler kan ellers hente den nye prisen. Lag daterte periodekopier og avklar hvordan prisendringer og rabatter registreres uten å overskrive kontrollert historikk.

En kort rapport til lederen

Kommentaren sier hva som skjedde og hva dere skal undersøke. Den hevder ikke at en prisøkning automatisk øker fortjenesten. Tilpass tiltaket til kundene og produktene, og sammenlign neste periode på samme grunnlag.

Malen har plass til 200 salgsrader, med måneds-, produkt- og kundeanalyse. Bruk bedriftsbudsjettet til overordnet plan og nullpunktsanalysen når faste kostnader skal tas med.