Årsmøte protokoll: mal og utfylt eksempel for lag og foreninger

Som styreleder eller sekretær skal du kalle inn til årsmøtet, lede det gjennom sakslisten og få protokollen signert etterpå. Protokollen er ikke bare til medlemmene: Brønnøysundregistrene kan be om den når dere melder nytt styre. Her får du en saksliste i vanlig rekkefølge, en utfylt protokoll fra et oppdiktet kor og en gjennomgang av de to sakene som oftest skaper spørsmål på møtet: regnskapet og budsjettet.

Hva protokollen må inneholde

Det er vedtektene som styrer årsmøtet i en forening: innkallingsfrist, stemmerett og hvilke saker som skal behandles. Brønnøysundregistrene stiller likevel minstekrav til protokollen, fordi den er dokumentasjon for opplysningene dere melder inn. Protokollen fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte skal ha med:

• foreningens navn
• datoen årsmøtet ble holdt
• antall til stede, eller en deltakerliste
• valget av styre, med hele styret slik det er sammensatt etter valget
• hvilke saker som ble behandlet, og hva som ble vedtatt

Protokollen skal signeres av de personene årsmøtet valgte til å signere. Derfor står det valget tidlig på sakslisten.

Er vedtektene registrert i Frivillighetsregisteret, skal de etter frivillighetsregisterloven § 6 minst si noe om navn, formål, årsmøte, styre og valg til styre, vedtektsendringer og opphør. Resten av møtereglene må dere altså lete etter i lagets egne vedtekter.

Innkalling og saksliste i vanlig rekkefølge

Innkallingen sendes innen fristen i vedtektene, med dato, tid, sted og frist for å sende inn forslag. Sakspapirene sendes ut eller gjøres tilgjengelige før møtet: årsmelding, regnskap med revisorenes beretning, innkomne forslag, budsjett og valgkomiteens innstilling. Mange lag bruker denne rekkefølgen:

1. Godkjenning av stemmeberettigede
2. Godkjenning av innkalling og saksliste
3. Valg av møteleder, referent og to til å signere protokollen
4. Årsmelding
5. Regnskap med revisorenes beretning
6. Innkomne forslag
7. Kontingent
8. Budsjett
9. Valg

Lag som hører til et forbund, har ofte en fast saksliste i forbundets lovnorm. Følg den i stedet.

Utfylt eksempel: protokoll fra Fjellby blandakor

Legg merke til at hver sak ender med et tydelig vedtak, og at stemmetallene går opp: 14 + 22 + 2 og 30 + 8 er begge 38, det samme som antall stemmeberettigede. Ved valg står hele styret etter valget, også de som ikke var på valg. Det er det Brønnøysundregistrene ser etter.

Regnskap og budsjett: det kassereren legger fram

Sak 5 og sak 8 er de sakene der protokollen bør ha tall. Skriv hovedtallene inn i vedtaket, ikke bare «godkjent». Da kan neste styre se hva som faktisk ble vedtatt. Detaljene for 2026 står i årsregnskapet; i sakspapirene til budsjettsaken holder det å vise 2027-tallene og hvor mye hver post endres:

Kontroll: 173 000 kr i inntekter og 191 100 kr i kostnader gir −18 100 kr; avsetningen på 30 000 kr dekker det. Tas reisen ut, står budsjettet med +11 900 kr. Endringskolonnene stemmer mot regnskapet: 166 950 + 6 050 = 173 000 og 153 950 + 37 150 = 191 100.

To poster trenger en forklaring på møtet. Kontingenten i budsjettet er 60 × 1 300 kr = 78 000 kr. Den forutsetter at forslaget i sak 7 blir vedtatt, og at like mange betaler som i 2026. Behandles budsjettet før kontingenten, må tallet endres hvis forslaget faller. Dirigentposten øker til tolv månedsfakturaer på 7 000 kr, fordi desemberfakturaen for 2026 ble betalt i januar 2027. Koret fører etter kontantprinsippet.

Et budsjett med planlagt underskudd er greit når årsmøtet vet hvordan det dekkes. Skriv det i vedtaket, slik protokollen gjør i sak 8.

Etter møtet: signering, utsending og Brønnøysund

1. Referenten skriver protokollen ferdig, helst samme uke.
2. De to som ble valgt, leser og signerer.
3. Gjør protokollen kjent for medlemmene slik vedtektene sier, for eksempel på e-post eller nettsiden.
4. Er foreningen registrert i Enhetsregisteret og har fått nytt styre, meldes endringen i Samordnet registermelding i Altinn. Fyll inn hele styret, også varamedlemmene. Nye styremedlemmer bekrefter vervet ved å signere meldingen.
5. Arkiver protokollen sammen med regnskapet og revisorenes beretning.

Ifølge Brønnøysundregistrene trenger ikke lag og foreninger legge ved protokollen når de melder nytt styre. I stedet erklærer dere at styret er lovlig valgt, og at det finnes en protokoll som viser valget og stemmer med meldingen. Registeret kan ta stikkprøver og be om protokollen, også senere. Det samme gjelder når signaturretten endres.

Protokollen i Word, tallene i Excel

Protokollen er tekst og skrives best i et vanlig dokument. Regnskap Ideell Forening Excel lager ikke protokoll, innkalling eller saksliste. Den tar seg av tallene bak sak 5 og sak 8: en kassabok på inntil 500 linjer, et månedsbudsjett per kategori som sammenlignes med det faktiske, kontingentoversikt for opptil 100 medlemmer og et forenklet årsregnskap med noter.

Et regnskapssystem er det ikke. Får koret regnskapsplikt, ansatte eller mva-registrering, må dere over på et ordentlig regnskapsprogram. Den løpende føringen, med avstemming mot banken hver måned, har vi vist i kassabok-eksemplet.