Enkelt regnskap for lag og foreninger: utfylt årsregnskap til årsmøtet

Som kasserer skal du legge fram fjorårets regnskap på årsmøtet. Revisorene vil se bilag og kontoutskrifter, og medlemmene vil vite om laget gikk med overskudd. Her går vi gjennom et enkelt årsregnskap fra kassabok til underskrift: hvilke deler det består av, et utfylt eksempel der summene går opp, og hva som faktisk er lovpålagt for en liten forening.

Hva består et enkelt årsregnskap av?

For de fleste lag holder det med fire deler, men vedtektene kan kreve mer, for eksempel budsjettsammenligning eller flere underskrifter.

• Resultatregnskap (også kalt aktivitetsregnskap): årets inntekter og kostnader og differansen mellom dem.
• Balanse: hva laget eier i bank og kontanter, eventuell gjeld per 31. desember og egenkapitalen.
• Noter (tilleggsopplysninger): det tallene ikke viser alene, som ubetalte regninger eller øremerkede midler.
• Underskrifter og beretning: styremedlemmene skriver under på tallene, mens revisorene (i idrettslag kontrollutvalget) avgir en egen beretning.

Årsmeldingen, eller årsberetningen, er en egen tekst om hva laget har gjort i året. Den følger ofte med årsmøtepapirene, men hører ikke til selve regnskapet.

Eksempel: resultatregnskapet for Fjellby blandakor

Kontroll: inntekter på 166 950 kr minus kostnader på 153 950 kr gir et årsresultat på +13 000 kr.

Legg merke til dirigentposten. Bare 11 fakturaer ble betalt i 2026. Desemberfakturaen på 7 000 kr ble betalt 8. januar 2027 og kommer derfor med i neste års regnskap. Det må stå i notene. Ellers ser overskuddet større ut enn det er: med desember tatt med ville resultatet vært 6 000 kr.

Vis kiosken brutto. Salget på 9 800 kr og varekjøpet på 4 300 kr føres hver for seg, ikke som et nettobeløp på 5 500 kr. Da ser revisorene hva som er solgt og hva som er kjøpt.

Balanse per 31.12: tallene skal stemme med banken

Kontroll: eiendeler 102 000 kr = egenkapital og gjeld 102 000 kr. Økningen i bank og kasse, 13 000 kr, er lik årets overskudd.

Begge kontoene må stemme med kontoutskriften per 31. desember. Kontantkassen telles, og tellelisten signeres av to personer. Avviker en saldo, finn feilen før regnskapet går til revisorene. Ikke juster med en «diverse»-post.

Balansen er kort fordi koret bruker kontantprinsippet og verken har lån eller utstyr av betydning. Med lån, hytte eller dyre instrumenter blir den mer omfattende.

Noter og årsmelding

En enkel mal for årsmelding

Årsmeldingen forteller hva pengene ble brukt til. Hold den på én til to sider:

• Styrets sammensetning og antall styremøter.
• Hvor mange medlemmer laget hadde 1. januar og 31. desember.
• Aktiviteter: øvelser, konserter og seminarer.
• Økonomi i korte trekk: resultat, egenkapital og store avvik fra budsjettet.
• Planer for neste år.
• Dato og underskrift fra styret.

Søker laget momskompensasjon, krever Lotteri- og stiftelsestilsynet signert årsregnskap, signert årsmelding og signert revisjonsberetning fra sist godkjente år. Lottstift presiserer at en årsmøteprotokoll normalt ikke er en årsmelding.

Fra kassabok til årsmøte: rutinen i januar–mars

1. Avslutt kassaboken per 31.12 og avstem alle kontoer mot banken.
2. Tell kontantkassen og legg ved tellelisten.
3. Sett opp resultatregnskap, balanse og noter. Sammenlign med budsjettet og forklar store avvik.
4. Send regnskap, bilag og kontoutskrifter til revisorene i god tid, gjerne fire uker før årsmøtet.
5. Styret signerer regnskapet. Hvem som skal signere, står i vedtektene.
6. Revisorene skriver beretning med sin konklusjon.
7. Send regnskap, årsmelding og beretning ut med innkallingen, slik vedtektene krever.
8. Årsmøtet behandler regnskapet. Før inn i protokollen at det ble godkjent.

Selve føringen fra januar til desember står i kassabok-guiden vår, med avstemming hver måned.

Regnskapsplikt, bokføringsplikt og Regnskapsregisteret

Et kor som Fjellby har ikke regnskapsplikt. § 1-2 i regnskapsloven trekker inn «andre foreninger» først ved eiendeler for mer enn 20 millioner kroner eller et snitt på over 20 årsverk. For et lag som er eldre enn ett år, inntrer plikten først når en av grensene er overskredet to år etter hverandre. For økonomiske foreninger går grensen ved 2 millioner kroner i salgsinntekter.

Bokføringsplikt er noe annet. Bokføringsloven § 2 omfatter i tillegg lag med virksomhet som må levere skattemelding, enten for inntektsskatt eller for merverdiavgift. Driver laget næringsvirksomhet eller er det registrert for merverdiavgift, må dette sjekkes særskilt.

Er laget registrert i Frivillighetsregisteret og har påtatt seg å rapportere regnskapsopplysninger, skal årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret hvert år. Ifølge Brønnøysundregistrene skal det inneholde aktivitetsregnskap, balanse, noteopplysninger og årsberetning. Fristen er 30. september når regnskapsåret følger kalenderåret.

Resten bestemmer vedtektene og tilskuddsgiverne: hvem som reviderer, hvem som signerer og når årsmøtet holdes. Les dem før du begynner.

Regneark eller regnskapssystem for koret?

Koret i eksemplet har 96 bilag, én kasserer og kontantprinsipp. Da er et regneark nok. ExcelFlyts mal tar inntil 500 kassaboklinjer og 100 medlemmer i kontingentlisten, sammenligner budsjett med faktiske tall og setter opp resultat, balanse og noter. En kontrollrad i balansearket skal vise 0; gjør den ikke det, er noe ført feil.

Regnearket er et hjelpemiddel for kassereren i et lag uten bokføringsplikt, ikke et bokføringssystem. Har laget lønnede ansatte, merverdiavgift, regnskapsplikt eller mange grupper med egne budsjetter, bør dere bruke et regnskapssystem og eventuelt en regnskapsfører. Se arkene i Regnskap Ideell Forening Excel og vurder dem opp mot vedtektene og tilskuddsvilkårene deres.