Prosjektplan i Excel vs Trello, Monday & Asana – sammenligning for småbedrifter
Trenger teamet ditt virkelig et SaaS-verktøy til 13 000+ kr per år – eller holder en profesjonell Excel-mal til 599 kr?
Når du leter etter et prosjektverktøy for småbedriften din, møter du et hav av SaaS-alternativer – Trello, Monday, Asana, ClickUp, Wrike. Alle lover bedre oversikt og raskere leveranser. Men det ingen av dem nevner er den årlige regningen: 6 600–39 600 kr år etter år, for funksjoner de fleste team under 15 personer aldri bruker.
I denne sammenligningen setter vi Excel-basert prosjektplanlegging opp mot de tre største SaaS-verktøyene – ærlig, med reelle priser og konkrete fordeler og ulemper. Ingen av dem er perfekt for alle – men for mange norske småbedrifter er svaret kanskje enklere enn du tror.
Vår Prosjektplan Excel har Gantt-diagram, risikomatrise, budsjettoversikt og ressursfordeling i én fil – 599 kr, engangskostnad.
De fire alternativene i korthet
Funksjon for funksjon: hva får du for pengene?
Her sammenligner vi funksjonene som småbedriftseiere faktisk bruker. Ikke enterprise-funksjoner for organisasjoner med 500 ansatte.
| Funksjon | Trello | Monday | Asana | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Gantt-diagram / tidslinje | Betalt | |||
| Kanban-visning | ||||
| Budsjettoppfølging | Pro | |||
| Risikomatrise | ||||
| Ressursfordeling | Pro | Betalt | ||
| Offline-tilgang | ||||
| Sanntidssamarbeid | Delt fil | |||
| Mobilapp | Excel-app | |||
| Varsler / påminnelser | ||||
| Data på din maskin (GDPR) | Sky | Sky | Sky |
Oppsummering: SaaS-verktøyene vinner på sanntidssamarbeid, varsler og mobilapper. Excel vinner på budsjett, risikohåndtering, ressursfordeling og datakontroll. For team som ikke trenger å chatte i verktøyet, men planlegger prosjektet i én økt – er Excel ofte det smartere valget.
Årskostnad for 10 brukere – tallet SaaS-selskapene helst skjuler
Månedspriser per bruker høres lave ut. Men multipliser med antall personer og 12 måneder – og bildet endrer seg. Her er årskostnaden for et team på 10 personer:
Årskostnad – 10 brukere
Priser i USD konvertert til NOK (~11 kr/$). Alle SaaS-priser gjelder årlig fakturering.
På tre år betaler du 19 800–118 800 kr for et SaaS-verktøy. Excel-malen koster 599 kr – én gang. Det er ikke en trykkfeil.
Selvfølgelig er det ikke bare prisen som avgjør. Men for et team på 5–15 personer som håndterer 2–5 prosjekter samtidig, bør du spørre deg: bruker vi virkelig funksjonene vi betaler for? Hvis svaret er «stort sett Gantt og oppgavelister» – holder Excel mer enn godt nok.
Når velger du hva? Ærlig anbefaling
Det finnes ikke noe verktøy som er best for alle. Her er vår ærlige vurdering:
Team under 15 personer
- Dere trenger Gantt, budsjett og risikohåndtering i samme verktøy
- Prosjektlederen oppdaterer planen – ikke hele teamet samtidig
- Dere vil eie dataene lokalt (GDPR-sikkert)
- Budsjettet er begrenset og dere vil unngå månedskostnader
- Dere jobber med lengre prosjekter (bygg, produktutvikling, arrangementer)
Over 20 personer, distribuerte team
- Hele teamet må oppdatere oppgaver i sanntid
- Dere jobber med korte sprinter (agilt/scrum)
- Automatiserte arbeidsflyter er forretningskritiske
- Teamet er spredt over flere tidssoner
- Dere har budsjett for 10 000+ kr/år i verktøy
Det som overrasker mange: de fleste norske småbedrifter havner i den venstre kolonnen. Ifølge SSB har 99,5 % av alle norske bedrifter færre enn 100 ansatte, og de aller fleste har under 10. For dem er et SaaS-verktøy ofte overdimensjonert – og unødvendig dyrt.
Profesjonell prosjektledelse uten månedsregning
Vår Prosjektplan Excel gir deg alt du trenger for å planlegge, følge opp og levere – for en engangskostnad.
- Gantt-diagram med automatisk tidsberegning
- Risikomatrise med sannsynlighet og konsekvens
- Budsjettoppfølging med avviksrapport
- Ressursfordeling per teammedlem
- Fungerer offline – ingen månedsavgifter