Stoffkartotek: mal og eksempel på et utfylt register

En mal for stoffkartotek skal gjøre det enkelt å finne riktig sikkerhetsdatablad for kjemikaliene på arbeidsplassen. En liste over produktnavn er bare starten. Her viser vi hvordan et lite verksted kan registrere fem produkter, knytte dem til dokumentasjon og følge opp det som mangler.

Hva er et stoffkartotek?

Arbeidstilsynet beskriver stoffkartoteket som en samling av sikkerhetsdatablader for farlige kjemikalier og informasjonsblad for andre relevante helseskadelige stoffer og biologisk materiale. Det skal omfatte det virksomheten faktisk bruker eller kan bli eksponert for, også stoffer som dannes i prosesser.

Regnearket kan være inngangen til denne samlingen. Det må vise hvor de faktiske dokumentene finnes og hvordan ansatte får tilgang til dem. Et produktnavn, en farge eller en intern risikoscore erstatter ikke leverandørens opplysninger.

Et register for fem produkter på verkstedet

Tabellen er en demonstrasjon av feltene. «Produkt A–E» er plassholdere, ikke virkelige kjemikalier. Fareklasser, H-setninger, verneutstyr og sikkerhetsdatablad er derfor ikke oppdiktet. Disse opplysningene må hentes fra dokumentasjon for det nøyaktige produktet dere har.

Plasseringen beskriver hvor produktet er registrert i eksemplet. Den er ikke en anbefaling om at kjemikaliene kan lagres sammen. Oppbevaring og arbeidsmåte må vurderes fra de reelle produktopplysningene og forholdene på stedet.

1. Koble beholder, produkt-ID og dokument

1. Les produktnavn, variant og leverandør på beholderen. Ta med produktnummer når det finnes.
2. Hent aktuelt sikkerhetsdatablad fra leverandøren for akkurat dette produktet. Et lignende navn er ikke nok.
3. Registrer dokumentets versjon, revisjonsdato, språk og lagringssted.
4. Åpne lenken fra en vanlig ansatts tilgang og kontroller at hele dokumentet er lesbart.
5. Koble relevante vedlegg eller eksponeringsscenarioer til samme produkt.

Arbeidstilsynets veiledning om sikkerhetsdatablad forklarer blant annet informasjon om fare, førstehjelp, håndtering, lagring og eksponeringskontroll. Bruk opplysningene som grunnlag for en lokal vurdering av arbeidet. Ikke skriv inn egne sikkerhetsråd fordi en celle er tom.

2. Skill dokumentdato fra intern kontrolldato

Arbeidstilsynets kommentar til forskriftens § 2-2 beskriver leverandørens plikt til å oppdatere opplysningene ved vesentlig ny kunnskap. En fast intern kontroll hvert år eller hvert tredje år betyr derfor ikke at et SDS automatisk er gyldig helt frem til den datoen.

3. Gjør mangler om til konkrete tiltak

For Produkt E mangler sikkerhetsdatabladet i vårt eksempel. Tiltaket er ikke «oppdater HMS». Emil skal innhente dokumentasjon for riktig produkt, avklare bruken med ansvarlig og koble dokumentet til registeret. Først deretter kan oppfølgingen vurderes ferdig.

Et nødvendig dokument må være på plass før arbeidet starter; en fremtidig intern frist er ikke tillatelse til å bruke et uavklart produkt. Varsle den som styrer arbeidet når informasjon mangler, og avklar trygg videre håndtering med riktig fagkompetanse.

4. Knytt registeret til selve arbeidsoppgaven

Samme kjemikalie kan brukes på forskjellige måter. Registrer hvor, hvor ofte og i hvilken arbeidsprosess det brukes, og la den lokale risikovurderingen ta hensyn til eksponeringen. Produktlisten alene sier ikke om ventilasjon, arbeidsmetode eller andre tiltak er tilstrekkelige.

Se guiden om risikovurdering for oppfølging over tid. Ved en avgrenset jobb kan en sikker jobb-analyse utfylle dette. Manglende dokumentasjon som gjentar seg, kan følges i et avviksregister.

Bruk stoffkartoteket i hverdagen

Avtal hvem som kontrollerer nye innkjøp før de tas i bruk. Gjennomgå hyller, arbeidsstasjoner og prosesser, og fjern utgåtte produkter fra den aktive oversikten når det er riktig. Behold historisk dokumentasjon separat etter virksomhetens rutine, slik at den fortsatt kan finnes igjen.

Gi ansatte en kort gjennomgang av hvor de finner dokumentene og hvordan de melder fra om mangler. Test tilgangen der arbeidet skjer. En fil som bare finnes på én persons private maskin, er lite nyttig når vedkommende er borte.

Arbeidsboken gir struktur for opptil 80 kjemikalier og har separate oppfølgingsark. Bruk register, SDS-oversikt og tiltak som utgangspunkt. Særskilte krav til eksponering, substitusjon eller deklarasjon må vurderes for virksomhetens rolle og faktiske stoffer; de avgjøres ikke av et generelt fargevarsel.