Varetellingsliste: eksempel med 20 varer og avvik

En varetellingsliste skal hjelpe deg å finne hva som faktisk ligger på lageret, og forklare forskjellen mot registrert beholdning. Her teller vi 20 varer i et lite emballasjelager. Du ser hvordan listen fylles ut, hvordan tre avvik undersøkes og hva som må være på plass før tellingen avsluttes.

Avtal tidspunkt og telleenhet først

Velg tidspunktet beholdningen skal gjelde. I eksemplet teller vi etter at dagens siste ordre er plukket 30. september 2026 kl. 16.00. Varer mottatt etter dette tidspunktet holdes adskilt til tellingen er dokumentert.

Bruk samme enhet på hyllen og i registeret: én rull, én eske eller ett stykk. «10» er ikke kontrollerbart hvis den ene personen mener pakker og den andre mener enkeltvarer. Merk også varer som tilhører andre, er skadet eller venter på retur.

Altinn beskriver telling ved regnskapsårets slutt, dokumentasjon og behandling når telling skjer på et annet tidspunkt. Her viser vi en intern septemberkontroll. Bruker du metoden ved årsavslutning, må også verdi og bevegelser frem til balansedagen dokumenteres.

Utfylt telleliste: 20 varer

Vi summerer ikke ruller og enkeltvarer til ett «meningsfullt» antall. Det viktige her er at 17 varelinjer stemmer og tre må undersøkes. Et samlet nettoavvik kan skjule at du mangler én vare og har for mye av en annen.

Undersøk avvikene før du endrer lageret

Dette er oppdiktede årsaker for eksemplet. På ditt lager må forklaringen finnes i tellingen og dokumentasjonen. Ikke skriv «svinn» bare fordi et antall mangler. Kontroller først feil plassering, dobbelregistrering, enhetsfeil og bevegelser rundt telletidspunktet.

Etter de tre dokumenterte registreringene viser lageret 58 av E02, 20 av E07 og 70 av E14. Da stemmer listen med den fysiske beholdningen. Behold den opprinnelige tellelisten, forklaringen og referansene til korrigeringene.

Bygg din egen varetellingsliste i Excel

1. Opprett kolonnene Varenummer, Varenavn, Lagerplass, Enhet, Registrert, Talt og Avvik.
2. I G2 skriver du =F2-E2 og kopierer ned. Da blir et underskudd negativt.
3. Legg til Kommentar, Talt av, Kontrollert av og Dato. Bruk egne felt for enhetsverdi og totalverdi når listen skal dokumentere lagerverdien.
4. Filtrer Avvik ulik 0 når alle områdene er talt. Gjennomgå hver linje før godkjenning.
5. Lagre en datert kopi av tellingen og korrigeringene.

Microsofts tabellfunksjon gir filtre og gjør et sammenhengende område lettere å håndtere. Marker hele tabellen når du sorterer. Hvis bare varenavn flyttes, kan antall og bilag bli koblet til feil vare.

Hva må være med ved årsavslutning?

Bokføringsforskriften § 6-1 angir krav til dokumentasjon av varelageret. Tellelisten må blant annet dokumentere vareart, kvantum, verdi og summering, samt hvem som har telt og tidspunktet. Tabellen over viser mengdekontrollen; den er ikke alene en ferdig verdsatt årsoppgjørsliste.

Bruk kostgrunnlaget for hver vare og avklar regnskapsmessig og skattemessig verdsettelse. Altinn forklarer at disse kan være forskjellige, blant annet for ukurante varer. Ikke bruk utsalgspris som lagerkost uten å undersøke grunnlaget.

For verdsettelsen går du videre til guiden om FIFO og årsoppgjør. Den utfyller denne tellingen. Se også sjekklisten for årsoppgjør når dokumentasjonen skal samles.

Bruk Lagerliste Excel til den løpende oversikten

I LAGERLISTE oppretter du varer, enheter, lagerplass og inngående saldo. I BEVEGELSER fører du INN og UT med dato, antall og referanse. Den beregnede beholdningen i vareregisteret følger disse bevegelsene. Registrer faktiske, dokumenterte korrigeringer her; ikke overskriv en formel for å få tallet til å stemme.

Arbeidsboken har plass til 500 varer og 2 000 bevegelser. Den er laget for løpende lageroversikt og bestillingsbehov. Lag en datert tellekopi med fysisk antall og kontrollsignatur når du teller. Den separate tellekontrollen er ikke et ferdig skjema som finnes som egen fane i produktet.

Avslutt med én konkret forbedring

I eksemplet manglet registrering ved plukk, retur og kassasjon. Avtal hvem som fører disse hendelsene, og på hvilket tidspunkt. Neste telling kan vise om samme type avvik kommer igjen. Det gir mer verdi enn å rette tre tall uten å endre rutinen.