Kassabok for forening: regnskap med månedsavstemming

En kassabok for foreningen gjør det lettere å følge medlemskontingenter, tilskudd og utgifter gjennom året. Hver rad må kunne kobles til et bilag, og saldoen må stemme med bank og eventuell kontantkasse. Her setter vi opp et praktisk månedsregnskap og viser hvordan kassereren avslutter det uten å telle de samme pengene to ganger.

Avklar foreningens plikter før du velger løsning

Regnskapsplikt, bokføringsplikt, revisjon og krav fra tilskuddsgivere er ikke det samme. Foreningens organisering, virksomhet og størrelse har betydning. Ikke konkluder med at et lite lag er fritatt for alle krav bare fordi det har få transaksjoner.

Brønnøysundregistrene skiller blant annet mellom økonomiske og andre foreninger ved regnskapsplikt. Sjekk kategorien deres, og les også vedtekter og vilkår for støtte. Hvis dere har lønn, avgiftspliktig virksomhet eller særskilt rapportering, må løsningen dekke dette i tillegg til kassaboken.

Altinns veiledning om regnskapssystem omtaler når regneark kan brukes til bokføring og understreker kravene til system og dokumentasjon. En kassabok er nyttig som oversikt, men betyr ikke automatisk at alle lovpålagte rapporter og kontroller er ivaretatt.

Hva skal en kassabok inneholde?

• Dato og bilag: når hendelsen skjedde og hvor dokumentasjonen finnes.
• Beskrivelse: hva pengene gjelder, for eksempel «Kontingent medlem 014».
• Inntekt eller kostnad: beløpet plassert i riktig kolonne.
• Kategori: samme kategorinavn som i budsjettet.
• Betalingsmåte: bank, kontanter eller oppgjør fra betalingstjeneste.
• Saldo og merknad: grunnlag for avstemming og forklaring av spesielle poster.

En bankoverføring fra kontantkassen til foreningens bankkonto er ikke ny inntekt. Foreningens samlede penger er uendret. Dokumenter flyttingen mellom de to beholdningene uten å legge den til i inntektsrapporten.

Eksempel: én måned i en liten forening

Den fiktive foreningen har 10 000 kr på bank og 500 kr i kontantkassen ved månedens start. Kontingenten i eksemplet er 300 kr per medlem. Vi ser bare på seks hendelser i september 2026; tallene er ikke hentet fra en ekte forening.

Månedens inntekter minus kostnader er 3 850 kr. Samlet beholdning øker fra 10 500 til 14 350 kr. Før hver rad én gang i kassaboken og bruk bilagsreferansen på kvitteringen eller det digitale underlaget.

Avstem bank og kontanter hver for seg

Bankutskriften skal vise 13 150 kr på samme avstemmingsdato. Kontantene telles og skal være 1 200 kr. I arbeidsboken er den løpende kassaboksaldoen en samlet saldo. Kontroller derfor bank og kontantkasse separat, i stedet for å sammenligne totalsaldoen direkte med bare bankkontoen.

Koble medlemslisten til kontingentene

Kassaboken viser 3 000 kr i medlemskontingent, men den forteller ikke alene hvilke medlemmer som har betalt. Oppdater betalingsdato og status for de ti medlemmene i medlemsoversikten. Kontroller at summen av registrerte kontingentbetalinger stemmer med inntekten for perioden.

I Regnskap Ideell Forening Excel ligger medlemsoppfølgingen i Medlemskontingent. Registrering der er en oppfølgingsoversikt; kontroller at betalingen også er ført korrekt i Kassabok. Et medlemsnavn med status «Betalt» er ikke dokumentasjon på en bankbetaling i seg selv.

En rutine kassereren kan overlate til neste styre

1. Angi regnskapsår, forening og riktige inngående beholdninger.
2. Velg inntekts- og kostnadskategorier som passer vedtekter, aktivitet og budsjett.
3. Før transaksjonene løpende og oppbevar bilag med samme referanse.
4. Avstem bank, kontantkasse og uavklarte betalingsoppgjør hver måned.
5. Sammenlign faktisk resultat med budsjettet og forklar vesentlige avvik.
6. Lagre en datert avslutning med åpne poster og hvem som har kontrollert den.

Bruk Altinns skille mellom resultat og likviditet som hjelp når styret diskuterer økonomien: et positivt resultat er ikke det samme som penger tilgjengelig til enhver tid. I forenklede eksempler med bare inn- og utbetalinger kan beløpene følge hverandre, men ubetalte krav og forpliktelser må også følges.

Når passer en ferdig kassabok i Excel?

Den passer når dere vil føre en oversiktlig mengde transaksjoner, kontrollere bilag manuelt og ha én ansvarlig for sammenstillingen. Trenger dere bankintegrasjon, lønn, omfattende tilgangsstyring eller mer kompleks bokføring, må dere vurdere et egnet regnskapssystem og eventuell faglig hjelp.

Malen har plass til 500 transaksjoner og 100 medlemmer, med budsjett, resultat, balanse og årsoversikt i samme arbeidsbok. Behold underlaget for beløpene og følg oppbevaringskravene som gjelder deres virksomhet og tilskudd. Ikke bruk én generell oppbevaringsfrist på alle typer dokumenter.

Planlegg kommende inn- og utbetalinger med guiden om resultat og likviditet. For reiser som foreningen refunderer, se eksemplet på reiseregning.