Reiseregning: utfylt eksempel og mal i Excel

En mal for reiseregning er mest nyttig når du vet hva som skal stå i hvert felt. Her følger vi en ansatt fra en arbeidsreise til et ferdig oppgjør: reiseopplysninger, bilag, utlegg og et forskudd som trekkes fra. Du får et utfylt eksempel og en kontrolliste før regningen sendes til godkjenning.

Begynn med reisen, ikke med beløpet

Skriv hvem som reiste, hvorfor reisen var nødvendig og når den begynte og sluttet. «Kundebesøk» alene gjør det vanskelig å se hvilket oppdrag kostnadene gjelder. Bruk heller en kort, konkret beskrivelse som du kan koble til kalenderen eller bestillingen.

Altinn: krav til reiseregning beskriver krav til navn, adresse, underskrift, avreise, hjemkomst og formål. Ved overnatting og bilgodtgjørelse kreves flere opplysninger. Kvitteringer er hovedregelen ved refusjon; Altinn omtaler enkelte unntak for småutgifter.

1. Før utleggene én gang

Eksemplet forutsetter at alle fem utlegg er godkjent som arbeidsrelaterte, og at arbeidsgiveren ikke har betalt dem direkte. Hotellbeløpet er et eksempel, ikke en sats. Lagre kvitteringene med samme referanse som raden, slik at godkjenneren finner dem uten å lete i en e-posttråd.

Får hotellet betalt med firmakort, skal det ikke samtidig stå som et privat utlegg til refusjon. En bestillingsbekreftelse forteller hva som ble bestilt; kontroller også betalingsdokumentasjonen. Ved endret billett eller kreditert hotellregning må underlaget vise det endelige beløpet.

2. Trekk fra forskuddet i oppgjøret

Forskuddet er en tidligere betaling, ikke en ny kostnad og ikke et ekstra utlegg. Registrer datoen det ble utbetalt og referansen til betalingen. I dette regnestykket er det ikke tatt med diett, kilometergodtgjørelse eller lønnstrekk. Eventuelle slike poster må avklares før hele reisen gjøres opp.

I ExcelFlyts mal samles beløpene i Godkjenning. Avstem et eventuelt forskudd separat mot den endelige utbetalingen; ikke legg inn et negativt tog- eller hotellbilag for å skjule forskuddet. Et tydelig oppgjørsnotat er enklere å kontrollere.

3. Skill diett fra hotell og andre bilag

Hotell er betaling for overnatting. Diett er godtgjørelse til mat etter bestemte vilkår. De to beløpene følger derfor ikke samme logikk. Noter hvilke måltider arbeidsgiver, hotellet eller arrangøren har dekket før du beregner en eventuell kostgodtgjørelse.

For 2026 oppgir Skatteetaten 693 kr som trekkfri hotellsats uten inkludert frokost og 554 kr når frokost inngår, forutsatt at vilkårene er oppfylt. Dette er ikke en automatisk rett til utbetaling og heller ikke en hotellpris. Overnattingstype, måltider og reisens varighet påvirker behandlingen.

DFØs statlige reisesatser beskriver hva statens avtale gir. Arbeidsgiverens avtale og grensen for trekkfri utbetaling er to forskjellige ting. Et avtalt beløp kan være høyere enn trekkfri sats. Da må oppgjøret skille mellom delene; ikke kall hele utbetalingen skattefri.

4. Gjør reiseregningen enkel å godkjenne

1. Koble alle radene til samme reise og formål.
2. Kontroller avreise, hjemkomst og overnattingsopplysninger mot bestillingene.
3. Merk kostnader betalt av arbeidsgiver, slik at de ikke refunderes på nytt.
4. Avklar måltider og eventuelle tillegg før summene godkjennes.
5. Avstem forskudd og før sluttsummen med betalingsreferanse.
6. Lagre godkjent reiseregning og bilag samlet etter virksomhetens rutine.

Det er ikke nok at totalsummen ser rimelig ut. Godkjenneren må kunne følge beløpet tilbake til reisen og bilagene. Er et bilag borte, be om en kopi og avklar dokumentasjonen før utbetaling. Ikke lag en ny kvittering selv.

Bruker du privatbil, se guiden om kjøregodtgjørelse i 2026. Pendling til fast arbeidssted er en annen situasjon; se guiden om reisefradrag.

Fra eksemplet til en ferdig Excel-mal

Arbeidsboken har 11 ark og egne registre for 40 reiser og 60 utlegg. Start med arbeidsgiver og ansatte i Innstillinger. Fyll deretter reisen i Reiser og koble bilagene i Utlegg. Bruk Diett og Kilometer bare når reisen gir grunnlag for disse postene.

Bokføringsunderlaget er et grunnlag for videre behandling. Det sender ikke a-melding eller penger til den ansatte. La den som håndterer lønn og regnskap kontrollere skatte- og avgiftsbehandlingen.