Vaktplanlegging i Excel eller program? Riktig valg avhenger av størrelse
Planday og Quinyx lover å løse alle turnusproblemene dine – til en pris per ansatt hver måned. Men for de fleste småbedrifter med under 20 ansatte er Excel både billigere og godt nok.
Har du under 20 ansatte med relativt stabile arbeidsmønstre? Spar 5 000–18 000 kr per år med Turnusmal Excel (299 kr) istedenfor et månedsabonnement. Har du 20+ ansatte med komplekse tariffavtaler eller flere avdelinger – les videre.
Turnusmal i Excel
- Ingen månedsavgifter
- Fritt tilpassbar
- Oppfyller AML §10-3 (2 ukers varsel)
- Fungerer offline
- Ingen opplæring nødvendig
- Ingen mobilapp for ansatte
- Ingen automatisk bemanningsoptimering
Planday / Quinyx
- Mobilapp for alle ansatte
- Automatiske varsler ved turnusendringer
- Innebygd timeregistrering
- Integrasjon med lønns-systemer
- 5 000–18 000 kr/år ved 10 ansatte
- Krever implementering og opplæring
- Mer enn du trenger med <15 ansatte
Vaktplanleggingsprogrammer markedsfører seg med løfter om AI-optimerte turnus og null adminarbeid. Men når du åpner prissiden ser du 45–150 kr per ansatt og måned. For en bedrift med 10 ansatte blir det 5 000–18 000 kr per år. Denne artikkelen går gjennom når disse verktøyene er verdt pengene, når Excel holder og hva Arbeidsmiljøloven krever uavhengig av verktøy.
Hva koster vaktplanleggingsprogrammer i Norge?
Det norske markedet for turnusprogrammer domineres av internasjonale aktorer som Planday og Quinyx, supplert av nyere norske applikasjoner. Nedenfor er kostnadene for 10 ansatte.
I tillegg til abonnementskostnadene kommer ofte en oppstartsavgift (1 000–5 000 kr), opplæring og integrasjon mot lønns-system. Planday har dessuten et minimum på 5 brukere, så billigste alternativ er minst 225 kr per måned.
Hva klarar en Excel-mal for turnusplanlegging?
Turnusplanlegging og Arbeidsmiljøloven: hva kreves uansett verktøy?
Uansett om du bruker Excel, Planday eller en whiteboard gjelder de samme lovkravene. Arbeidsmiljøloven stiller tre sentrale krav til turnusplanlegging:
- AML §10-3: 2 ukers varsel – Endringer i arbeidsplanen må varsles minst to uker på forhånd. Varsles det for sent kan den ansatte nekte å følge den nye turnusen.
- AML §10-8: Maks 40 timer/uke – Ordinær arbeidstid kan ikke overstige 40 timer i gjennomsnitt. Alt over er overtid og reguleres egne regler.
- AML §10-8: 11 timers dagshvile – Det må gå minst 11 timer mellom to arbeidsøkter. Brudd på denne regelen er vanlig i restaurant- og pleiebransjen.
Hvilket alternativ passer din virksomhet?
- Har under 20 ansatte
- Har relativt faste turnusmønstre uke for uke
- Sender turnus via e-post eller oppslagstavle
- Ønsker å redusere kostnader i tidlig fase
- Drift på én lokasjon
- Har 20+ ansatte med skiftende arbeidstider
- Håndterer komplekse tariffavtaler med automatiske tillegg
- Driver på flere lokasjoner eller avdelinger
- Vil ha mobilapp der ansatte bytter vakter selv
- Har høy personalomsetning og hyppig bemanningsbehov
Malen regner automatisk ut siste dato for turnuskommunikasjon (AML §10-3, 2 uker), markerer uker der 40-timersgrensen risikerer å overskrides og flaggar vakter med for kort dagshvile. Du dokumenterer hele turnusplanleggingsprosessen uten ekstra system.
Malen er bygget for virksomheter med 3–25 ansatte som trenger en pålitelig, tilpassbar turnus uten å betale tusenvis av kroner per år. Den fungerer for både faste og roterende arbeidsmønstre og kan fritt modifiseres for ditt spesifikke tariffavtal.
Hva er inkludert
Vanlige spørsmål om vaktplanlegging
Excel kan vise hvilke vakter som går som tillegg og summere dem, men kan ikke automatisk beregne komplekse tillegg fra et spesifikt tariffavtal. For enkle tilfeller – f.eks. +50 % for kveldsvakter – kan du legge til en formel. For kompliserte avtaler med mange unntak er et program med innebygd lønnstøtte bedre.
Ja. Vanligst er å eksportere som PDF og sende via e-post, eller laste opp på OneDrive/Google Drive og dele lenken. Ulempen sammenliknet med en app er at de ansatte ikke får push-varsel direkte i mobilen når turnusen endres.
Ja, hvis malen er korrekt bygget. Turnusmalen Excel inkluderer formler som flaggar overtid, for kort dagshvile og for sent turnusvarsel. Det er den samme regelkontrollen som programmer tilbyr, men uten månedsavgift. Forskjellen er at et program gjør det automatisk ved enhver endring, mens Excel krever at du går gjennom endringen visuelt.
Når ett av følgende stemmer: (1) du har vokst forbi 20 ansatte med skiftende arbeidstider, (2) du driver på flere lokasjoner og trenger sentral oversikt, (3) sykemelding og vikarfylling tar mer enn 30 minutter per dag eller (4) lønnskjøringen tar lang tid fordi du må overføre data manuelt fra turnusen til lønns-systemet.
Begynn med riktig verktøy – ikke dyrest
For småbedrifter under 20 ansatte er Turnusmal Excel det rasjonelle valget: AML-kompatibel, tilpassbar og ingen løpende kostnader.