Vaktplan i Excel eller program? Et eksempel med hviletid og ukefri

Vaktplanleggingsprogrammer lover optimerte turnuser og mindre adminarbeid, mot en pris per ansatt hver måned. For en liten butikk, kafé eller omsorgsbedrift er det sjelden verktøyet som avgjør om vaktplanen er lovlig – det avgjøres av om noen sjekker hviletiden mellom vaktene. Denne artikkelen viser når et program er verdt pengene, når Excel holder, og går gjennom et eksempel med seks ansatte over to uker der én vakt gir for kort hvile.

Hva koster vaktplanleggingsprogrammer i Norge?

Det norske markedet for turnusprogrammer domineres av aktører som Planday og Quinyx, supplert av norske apper. Felles for dem er at prisen settes per bruker og måned, og at prisene endres jevnlig. Planday oppgir planene Starter og Plus med pris per bruker og måned (Starter krever minst fem brukere) og Pro med tilpasset pris (planday.com, sjekket 1. oktober 2026). Sjekk alltid leverandørens egen prisside før du sammenligner.

Regn slik: pris per bruker × antall ansatte × 12 måneder. Med 10 ansatte og en tenkt pris på 60 kr per bruker blir det 7 200 kr i året – hvert år. I tillegg kommer ofte oppstart, opplæring og integrasjon mot lønnssystemet. En Excel-mal kjøper du én gang, men da er det du som må holde planen oppdatert og sende den ut.

Hva klarer en Excel-mal for turnusplanlegging?

Eksempel: to uker for seks ansatte

Et lite serveringssted har seks ansatte og tre vakttyper: dagvakt (D) 07–15, mellomvakt (M) 10–18 og kveldsvakt (K) 14–22. Alle skal ha fem vakter og 40 timer per uke. (Eksemplet handler om hviletid. Har en ansatt søndagsarbeid minst hver tredje søndag, er grensen 38 timer i uken etter § 10-4 fjerde ledd, og den som har jobbet en søndag, skal etter § 10-8 fjerde ledd ha fri neste søndag, med mindre noe annet er skriftlig avtalt. Det må sjekkes i tillegg for dem som her jobber begge søndagene.) Slik så første utkast ut:

Feilen: 9 timer hvile fra tirsdag til onsdag

Ida har kveldsvakt tirsdag i uke 1 og går hjem kl. 22.00. Onsdag er hun satt opp på dagvakt fra kl. 07.00. Det gir bare 9 timer arbeidsfri – to timer mindre enn de 11 timene arbeidsmiljøloven § 10-8 krever i løpet av 24 timer. Alle de andre overgangene i planen gir minst 11 timer.

Slik oppdager du det

Gå gjennom hver ansatt og se på overgangen fra én vakt til den neste: sluttidspunktet den ene dagen mot starttidspunktet neste dag. Kombinasjonen kveld → dag er den vanligste kilden til for kort hvile. Med faste vaktkoder vet du på forhånd hvilke kombinasjoner som gir under 11 timer – her K etterfulgt av D – og kan la en formel telle dem per ansatt, i stedet for å lete med øynene.

Slik retter du det

Ida flyttes til mellomvakt onsdag (10–18). Da får hun 12 timer hvile fra 22.00 til 10.00, og 13 timer før torsdagens dagvakt. Timene i uken er fortsatt 40. Alternativt kunne hun byttet vakt med en kollega, eller fått fri onsdag og tatt vakten en annen dag.

Alle har minst 35 timer sammenhengende fri i begge ukene. Den korteste friperioden er Ahmeds i uke 2: fra tirsdag kl. 15.00 til torsdag kl. 14.00, 47 timer. Legg merke til at to fridager ikke alltid er nok: én fridag mellom en kveldsvakt som slutter kl. 22 og en dagvakt kl. 07 gir bare 33 timer.

Hviletid mellom vakter: 11 og 35 timer

Uansett om du bruker Excel, Planday eller en whiteboard, gjelder de samme reglene. Arbeidsmiljøloven § 10-8 har to krav som avgjør om en vaktplan holder:

• Daglig arbeidsfri: minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av 24 timer.
• Ukentlig arbeidsfri: minst 35 timer sammenhengende fri i løpet av sju dager.

Med tariffavtale kan hviletiden kortes ned, men ikke under 8 timer i døgnet og 28 timer i uken, og de ansatte skal få tilsvarende kompenserende hvile. Arbeidstilsynet omtaler 28 timer i uken som en absolutt grense. Brudd på døgnhvilen er vanligst der kveldsvakter følges av tidlige dagvakter, som i restaurant, butikk og pleie.

Andre krav i arbeidsmiljøloven som påvirker vaktplanen

• § 10-4 Alminnelig arbeidstid: høyst 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. Alt ut over er overtid.
• § 10-3 Arbeidsplan: arbeider de ansatte til ulike tider på døgnet, skal det lages en arbeidsplan som viser uker, dager og tider. Planen skal drøftes med de tillitsvalgte senest to uker før den tas i bruk, og være lett tilgjengelig for de ansatte.

Kilder: Arbeidstilsynet – Arbeidstid og arbeidsmiljøloven på Lovdata, sjekket 1. oktober 2026. Artikkelen er veiledning, ikke juridisk rådgivning.

Hvilket alternativ passer din virksomhet?

Skal du også registrere timene de ansatte faktisk jobber, se Timeregistrering: Excel eller app? Vaktplanen viser det som er planlagt, og timelisten det som ble gjort; hvilke felt og formler den trenger, går vi gjennom i guiden til å føre arbeidstid riktig.

Vanlige spørsmål om vaktplanlegging