Holde oversikt over utgifter i Excel uten dobbeltføring

Å holde oversikt over utgifter i Excel blir lettere når du skiller kjøp fra andre pengebevegelser. En overføring til sparekonto er ikke nytt forbruk, og en venns tilbakebetaling er ikke lønn. Her følger vi ti transaksjoner og viser hvordan du kontrollerer både bankkontoen og hva du faktisk har brukt.

Velg om du følger kontoen eller forbruket

Kontoutskriften viser penger inn og ut av en konto. Forbruksoversikten viser hva du brukte på bolig, mat, transport og andre behov. De to summene kan være forskjellige, særlig når du flytter penger mellom egne kontoer eller betaler en eldre kredittkortregning.

Start med én konto og én periode. Noter inngående saldo, og behold bankens opprinnelige beskrivelse i underlaget. Legg til kategori og forklaring ved siden av. Ikke endre beløpet i bankunderlaget for å få en kategori til å se riktigere ut.

Ti transaksjoner, to oversikter

Eksemplet er fiktivt. Kontoen har 10 000 kr ved månedens start. Kredittkortbetalingen gjelder kjøp som allerede er registrert som forbruk måneden før. Det er ingen nye kredittkortkjøp i dette eksemplet.

Bankkontoen har mottatt 30 600 kr og betalt ut 17 500 kr. Netto økning er 13 100 kr. Med inngående saldo 10 000 kr blir utgående saldo 23 100 kr. Dette regnestykket må stemme med bankens saldo for den samme perioden.

Hva var ditt eget forbruk?

Forskjellen forklares av refusjonen, spareoverføringen og kredittkortoppgjøret. Lønn 30 000 minus eget forbruk 13 400 gir 16 600 kr. Deretter går 2 000 til sparekonto og 1 500 til en eldre kortregning. Da er økningen på brukskontoen 13 100 kr, slik bankkontrollen viste.

Vipps er en betalingsmåte, ikke en forbrukskategori

Hvis beskrivelsen er uklar, kontroller betalingen, kvitteringen og hva dere avtalte. Skriv så «mat», «gave» eller en annen passende kategori. «Vipps» forteller hvordan pengene ble sendt; det sier ikke nødvendigvis hva du kjøpte.

Vipps’ vilkår beskriver at kvitteringsinformasjon kan være tilgjengelig når bedriften leverer den. Det er derfor misvisende å si at alle Vipps-betalinger er uten informasjon eller at ingen bankapp kan håndtere dem. Bruk informasjonen som faktisk finnes, og legg til kontekst når den mangler.

Unngå tre vanlige dobbeltføringer

1. Egne kontoer: 2 000 kr ut av brukskonto og 2 000 inn på sparekonto er én intern flytting. I en samlet oversikt øker ikke inntekten og forbruket er uendret.
2. Kredittkort: registrer kjøpene som forbruk på valgt kjøpstidspunkt. Når regningen betales, er det oppgjør av gjelden, ikke de samme kjøpene en gang til. Renter og gebyrer må skilles ut.
3. Felles utgifter: velg om du følger husholdningens hele kostnad eller din egen andel. Bytter du mellom metodene midt i måneden, blir summeringen vanskelig å forstå.

Et kontantuttak følger samme prinsipp: pengene flyttes til lommeboken. Det er de senere kjøpene som forklarer forbruket. Følger du bare bankkontoen, noter hvordan kontantuttaket skal kontrolleres slik at kontantkjøpene ikke forsvinner eller telles dobbelt.

Kom i gang i fire trinn

1. Hent kontoutskrift eller transaksjonseksport fra banken for en avgrenset måned. Tilgjengelig format avhenger av banken.
2. Behold dato, original beskrivelse og beløp i et kontrollunderlag. Fjern ikke en rad bare fordi du ikke forstår den ennå.
3. Merk kjøp, refusjoner, egne overføringer og kortoppgjør. Gi utgiftene en konsekvent kategori.
4. Avstem banksaldoen først. Lag deretter forbruksoversikten med de avklarte justeringene.

I et eget ark kan du bruke en kolonne for Bankbevegelse og en for Egen utgift, slik tabellen viser. Positivt bankbeløp betyr inn, negativt betyr ut. I utgiftskolonnen er en refusjon negativ og reduserer kostnaden. Hold fortegnsreglene synlige.

Sammenlign med SIFO når registreringen stemmer

SIFOs referansebudsjett hos OsloMet er et sammenligningsgrunnlag for utvalgte forbruksutgifter, ikke en fasit for alt du må bruke eller et gjennomsnitt av alle norske husholdninger. Bolig og flere andre utgiftstyper må vurderes utenfor referansen.

Se vår guide til SIFO-budsjett i Excel når du vil bruke de gjeldende verdiene. Denne artikkelen handler om registrering og avstemming, så vi gjentar ikke en tabell med historiske SIFO-beløp som om den var oppdatert.

Hva kan du lære etter flere måneder?

Se etter dine egne mønstre: hvilke utgifter gjentas, hvor kommer overraskelsene og hvilke regninger er årlige? Tre måneder kan være et nyttig startpunkt, men inkluderer ikke nødvendigvis forsikring, ferie eller andre sesongutgifter. Ikke lag et årsbudsjett ved å gange en uvanlig billig måned med tolv.

Lag en egen liste over faste trekk med faktisk pris og fornyelsesdato. Kontroller den mot dine avtaler, i stedet for å bruke en generell prisliste over strømmetjenester. En tjeneste du avslutter gir bare en besparelse hvis betalingen faktisk stopper.

Hvis regninger forfaller uten at du kan betale, kan NAVs gratis økonomi- og gjeldsrådgivning hjelpe med oversikt og oppfølging. Ikke vent på at et Excel-ark alene skal løse en betalingsvanske.

Bruk den ferdige malen til din kategorisering

Privat Regnskap Excel Mal har 500 transaksjonsrader, inntekts- og utgiftskolonner, konto og merknad. Måneds- og årsvisningene samler de registrerte kategoriene. Arbeidsboken identifiserer ikke automatisk egne overføringer, delte utlegg eller kortoppgjør. Behold derfor kontrollunderlaget og den avklarte forbruksrapporten.

Bestem før import om registreringen skal vise kontantbevegelser eller eget forbruk, og bruk rapporten på samme grunnlag. Ikke legg alle bankutbetalinger ukritisk i utgiftskolonnen og tolk summen som konsum. Malens SIFO-ark inneholder historiske referanser; hent aktuelle verdier fra OsloMet når du vil sammenligne.

Når du har en oversikt du stoler på, kan du bruke en enkel budsjettmetode eller Budsjett Excel til å planlegge fremover.