Bordplassering i bryllup: fra gjesteliste til ferdig bordkart

Bordplasseringen er ofte det siste store puslespillet før bryllupet, og det som oftest må gjøres om. En sen avmelding, en ny ledsager eller to gjester som helst ikke bør sitte sammen, og hele kartet må flyttes rundt. Det blir mye lettere hvis bordkartet hentes fra gjestelisten i stedet for å tegnes for seg.

Her går vi gjennom rekkefølgen som sparer flest omganger, et eksempel med 62 bekreftede gjester og formlene som viser ledige plasser og spesialkost per bord. I Bryllupsplanlegging Excel oppdateres bordplasseringen fra gjestelisten, og bare bekreftede gjester telles.

Rekkefølgen som gir færrest omganger

1. Vent på svarfristen. Lag gjerne et grovt utkast tidlig, men lås ikke bordene før du vet hvem som kommer. Hver «kanskje» er en stol du ikke vet om du skal dekke.
2. Velg bordoppsett etter lokalet. Runde bord, langbord, kongebord eller utstikkerbord som hestesko og E-bord gir svært ulike muligheter. Mål rommet og spør lokalet hvor mange som får plass med hvert oppsett.
3. Plasser brudebordet først. Uansett bordtype bør brudeparet og nærmeste familie sitte slik at de er synlige og lett tilgjengelige for gjestene. Bestem hvem som sitter der før du fordeler resten.
4. Fordel grupper, ikke enkeltpersoner. Del gjestelisten i grupper: brudens familie, brudgommens familie, venner, kolleger, naboer. Plasser gruppene på bord, og flytt deretter enkeltpersoner.
5. Sjekk de vanskelige parene. Skilte foreldre, uvenner og gjester som ikke kjenner noen. De siste trives ofte best ved et bord med en vert, en venn av brudeparet som tar ansvar for samtalen.
6. Tell spesialkost per bord. Kjøkkenet og serveringspersonalet trenger å vite hvor allergiene sitter, ikke bare hvor mange de er.
7. Lag bordkart og bordkort fra samme liste. Da er det bare én liste som må rettes når noe endres.

Eksempel: 62 gjester ved åtte bord

Eksemplet er laget for denne guiden. Gjestelisten har 68 personer, og brudeparet står selv på hver sin rad med svar Ja. 62 har svart ja, 4 har svart nei og 2 har ikke svart. Lokalet har åtte runde bord med åtte plasser, inkludert brudebordet.

60 gjester har fått bord, men 62 har svart ja. Kontrollen under avslører de to som mangler plass: et par som svarte sent, etter at bordene var satt opp. Det er fire ledige stoler, så det løser seg, men bare hvis listen faktisk viser det. Plasseres de to ved bord 6, blir det 8 der og to ledige plasser igjen i salen, ved bord 3 og 5.

Formlene i dette eksemplet

Arkene Gjester og Bord og formlene her er vårt eget eksempel (eget tillegg), ikke malens oppsett. Gjestelisten står i arket Gjester med én rad per person: navn i A, gruppe i B, svar (Ja/Nei/Venter) i C, bord i D og spesialkost i E. I arket Bord står bordnavnet i A og antall plasser i B.

• Plassert (C2): =ANTALL.HVIS.SETT(Gjester!D:D;A2;Gjester!C:C;"Ja")
• Ledige (D2): =B2-C2
• Spesialkost (E2): =ANTALL.HVIS.SETT(Gjester!D:D;A2;Gjester!C:C;"Ja";Gjester!E:E;"<>") teller bekreftede gjester ved bordet som har noe i spesialkost-kolonnen.
• Overbooket bord (F2): =HVIS(C2>B2;"For mange";"OK")
• Bekreftede uten bord: =ANTALL.HVIS.SETT(Gjester!C:C;"Ja";Gjester!D:D;"") gir 2 i eksemplet.
• Ubesvarte: =ANTALL.HVIS(Gjester!C:C;"Venter") gir 2.

Legg betinget formatering på kolonne F, så lyser et overbooket bord rødt med en gang du flytter noen. Det viktigste er likevel prinsippet om én rad per person. Står «Kari + ledsager» på én rad, teller formlene én gjest der det kommer to, og spesialkosten til ledsageren forsvinner. I Bryllupsplanlegging Excel har gjestelisten en egen +1-kolonne; sjekk om ledsageren får egen plass i bordplasseringen der, eller før ledsagere som egne rader hvis de skal ha bord og spesialkost.

Spesialkost: skriv hva, ikke bare «ja»

«Allergi: ja» hjelper ikke kjøkkenet. Skriv hva det gjelder, for eksempel nøtter, gluten eller laktose, og om det er allergi eller et ønske. Send listen med navn og bordnummer til cateringen sammen med det endelige gjestetallet, og avtal hvordan serveringen skal finne riktig tallerken ved riktig plass. Barn kan også ha egen meny; før dem som egne rader, så blir både antallet og menyen riktig.

Gjestetall og budsjett henger sammen

Hvert bord du legger til, betyr flere kuverter. Har gjestelisten vokst siden budsjettet ble satt opp, regn ut hva de ekstra gjestene koster før du bestiller et bord til. Hvordan du gjør det, med et eksempel på ti ekstra gjester, viser vi i bryllupsbudsjettet med kostnad per gjest.

Skal forlovere eller toastmaster jobbe i samme liste, er deling viktig. Hvilke valg det gir mellom de to vanligste regnearkene, går vi gjennom i sammenligningen av Excel og Google Regneark. Og vurderer dere å lage hele planleggeren selv, kan det være nyttig å lese om hva en ferdig mal faktisk gjør for deg.

Slik fungerer bordplasseringen i Bryllupsplanlegging Excel

Ifølge produktsiden har malen ni sammenkoblede regneark. Gjestelisten har plass til 500 gjester med gruppe, +1, barn, RSVP-status (Ja/Nei/Venter), spesialkost og bordplassering. Bordplasseringen håndterer opptil 20 bord, antall aktive bord styres fra Innstillinger, og malen teller tildelte plasser, ledige plasser og spesialkost per bord for bekreftede gjester. I Innstillinger fyller dere også inn maks gjester per bord. Har brudebordet en annen størrelse enn de andre bordene, bør dere kontrollere det bordet ekstra.

Malen har i tillegg budsjett, gjøremålsliste, leverandøroversikt og en dagsplan for bryllupsdagen som dere kan gi til toastmaster og fotograf.

Se gjestelisten og bordplasseringen i Bryllupsplanlegging Excel →