Bryllupsbudsjett: betalinger og kostnad per gjest
Se et bryllupsbudsjett for 60 gjester med forskudd, restbetalinger og buffer. Regn ut hva ti ekstra gjester betyr før dere bestiller.
Et bryllupsbudsjett må svare på to spørsmål: Hva blir sluttprisen, og hvor mye gjenstår å betale? Et forskudd på lokalet reduserer ikke prisen på bryllupet. Her får dere et eget regneeksempel med 60 gjester, betalingsoversikt og en beregning av hva ti ekstra gjester gjør med rammen.
Sett en ramme dere faktisk kan finansiere
Start med penger dere har satt av og det dere realistisk kan spare før betalingsfristene. Ikke før forventede bryllupsgaver som sikker finansiering. Avtal hvilke tre deler av dagen dere prioriterer høyest før dere ber om tilbud.
Skillet mellom plan og faktisk forbruk er også sentralt i Microsofts veiledning om budsjett i Excel. For bryllupet legger vi til en tredje oversikt: hva som allerede er betalt. Dermed kan dere følge både kostnadsrammen og kontantbehovet.
Et utfylt bryllupsbudsjett for 60 gjester
| Post | Budsjett | Forventet sluttpris | Betalt totalt | Rest |
|---|---|---|---|---|
| Lokale | 18 000 | 18 000 | 6 000 | 12 000 |
| Mat og drikke | 54 000 | 54 000 | 10 000 | 44 000 |
| Fotograf | 15 000 | 15 000 | 3 000 | 12 000 |
| Klær og tilpasning | 12 000 | 12 000 | 8 000 | 4 000 |
| Blomster og pynt | 6 000 | 6 000 | 0 | 6 000 |
| Musikk | 5 000 | 5 000 | 1 000 | 4 000 |
| Invitasjoner og bordkort | 2 000 | 2 000 | 2 000 | 0 |
| Transport | 3 000 | 3 000 | 0 | 3 000 |
| Andre avtalte utgifter | 5 000 | 5 000 | 0 | 5 000 |
| Sum kostnader | 120 000 | 120 000 | 30 000 | 90 000 |
| Buffer, ikke bestilt | 12 000 | – | – | – |
Rammen er 132 000 kr inkludert buffer. De konkrete kostnadene summerer seg til 120 000 kr. Av dette er 30 000 kr betalt og 90 000 kr gjenstår. Bufferen på 12 000 kr er fortsatt ledig; den er ikke en faktura som skal betales.
Tallene er konstruert for å vise metoden. Bruk skriftlige tilbud fra deres egne leverandører, med hva som inngår, eventuelle tillegg og betalingsdatoer. Avklar blant annet bemanning, opprydding, transport, overtid og antall timer hos fotografen. Et lavt tilbud kan dekke mindre enn det dere har planlagt.
Forskudd skal ikke telles to ganger
Lokalet koster 18 000 kr. Dere har betalt 6 000 kr ved bestilling. Riktig rest er 12 000 kr, ikke 18 000 kr. I leverandørlisten skriver dere 18 000 som sluttpris og 6 000 som samlet betalt. Et eget felt for depositum eller forskudd beskriver betalingen; det er ikke en ny kostnad i tillegg.
Bruk feltet Notater til betalingsdato og bilagsreferanse, eller før en kort betalingslogg når samme leverandør får flere delbetalinger. Behold bestillingen og betalingsbekreftelsene samlet. Om et forskudd kan refunderes ved avbestilling, avhenger av avtalen og reglene som gjelder; ikke behandle det som en fri reserve.
Hva koster ti ekstra gjester i dette eksemplet?
Mat og drikke er satt til 900 kr per gjest: 60 × 900 = 54 000 kr. Ti flere gjester øker denne posten med 9 000 kr. Vi legger også inn 40 kr per ekstra bordkort/invitasjonsandel og 60 kr per ekstra plass til pynt og småutstyr.
| Endring | Beregning | Økning |
|---|---|---|
| Mat og drikke | 10 × 900 kr | 9 000 kr |
| Invitasjon/bordkort | 10 × 40 kr | 400 kr |
| Pynt og småutstyr | 10 × 60 kr | 600 kr |
| Samlet økning | 10 000 kr |
Ny forventet sluttpris blir 130 000 kr. Hvis totalrammen fortsatt er 132 000 kr, er bare 2 000 kr buffer igjen. Vil dere beholde bufferen på 12 000 kr, må rammen økes til 142 000 kr eller andre kostnader reduseres med 10 000 kr.
Her er lokalet stort nok for 70 gjester. Hvis dere må leie et større rom eller en ekstra buss, kommer et sprang i kostnaden. Skill derfor mellom pris per gjest og kostnader som endres ved bestemte terskler. Totalpris delt på antall gjester er nyttig som oversikt, men er ikke prisen for én ekstra gjest.
Lag beregningen i et eget Excel-ark
Bruk kolonnene A: Post, B: Budsjett, C: Forventet sluttpris, D: Betalt og E: Rest. På rad 2 blir restformelen =C2-D2. Kopier ned. Legg sumraden under alle kostnadene, og vis buffer på egen linje utenfor leverandørsummen.
Har dere flere gjestegrupper med ulik kuvertpris, bruk antall og pris per gruppe. SUMMERPRODUKT (SUMPRODUCT) kan summere antall × pris over flere rader. Barn, leverandørmåltider og ledsagere må håndteres etter tilbudet, ikke automatisk med voksenpris.
Legg betalingsfristene inn i planleggingen
Et bryllup kan holde budsjettet og likevel skape et betalingsproblem dersom sluttfakturaene forfaller før dere har spart pengene. Filtrer leverandørlisten på forfallsdato og sammenlign neste måneds restbeløp med tilgjengelige midler.
Samle også frister som påvirker gjennomføringen. Skatteetaten opplyser at prøvingsattesten er gyldig i fire måneder. Legg søknad og kontroll av gyldighet inn som oppgaver tilpasset vigselsdatoen; ikke søk et år før og anta at attesten fortsatt gjelder.
Trenger dere en samlet spareplan frem til dagen, se guiden om å budsjettere. Daglige utgifter kan følges opp med en løpende utgiftsoversikt.
Bruk gjestelisten som kilde til budsjettet
Malen har 19 budsjettkategorier, gjesteliste med RSVP, leverandøroversikt og dagsplan. Oppdater gjestesvar før dere bekrefter kuvertantall. Før tilbud og betalinger i LEVERANDØRER, og hold BUDSJETT oppdatert med de samme sluttprisene. Arkene har ulike formål; ikke anta at alle leverandørbeløp kopieres automatisk til budsjettet.
Kilder og faglig kontroll
Regler, funksjoner og priser kontrollert 8. september 2026. Eksempeltall er laget for denne guiden, med mindre noe annet er oppgitt.
Se hva som gjenstår før dere bestiller mer
Samle budsjett, bekreftede gjester og leverandørbetalinger. Malen passer når dere vil følge hele planleggingen i én arbeidsbok.
Få oversikt før neste bestillingVanlige spørsmål
Skal forskudd føres i tillegg til sluttprisen?
Nei. Et forskudd er en delbetaling. Samlet betalt inkluderer forskuddet, og restbeløpet er sluttpris minus samlet betalt.
Er 120 000 kr et vanlig bryllupsbudsjett?
Det er et konstruert eksempel, ikke en opplysning om norske gjennomsnitt. Bruk deres ramme og konkrete leverandørtilbud.
Hvorfor er ikke totalpris per gjest riktig pris for en ekstra gjest?
Totalen inneholder faste kostnader. En ekstra gjest påvirker vanligvis noen variable poster, men kan også utløse større lokale eller ekstra transport.