Timeregistrering: Excel eller app? Priser og eksempel

Timeregistrering i Excel passer når du vil føre faktisk arbeidstid og kontrollere måneden i en oversiktlig fil. En app kan være mer nyttig når teamet trenger felles godkjenning, mobilregistrering og integrasjoner. Her sammenligner vi arbeidsflyten, viser en ferdig uke og bruker priser kontrollert i september 2026.

Begge løsninger må vise faktisk arbeidstid

Arbeidstilsynet krever en skriftlig og oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid og pauser. Registreringen kan være manuell eller elektronisk. Valg av Excel eller app fritar derfor ikke arbeidsgiver fra å kontrollere innholdet.

Før tiden løpende mens du husker hva som skjedde. Ukes- eller månedskontroll er nyttig, men det er ikke det samme som å gjette alle starttider fredag ettermiddag. En arbeidsplan beskriver det som var planlagt; timelisten skal beskrive det som faktisk skjedde.

En utfylt uke med start, slutt og pause

Eksemplet er laget for guiden. Den ansatte kan forlate arbeidsplassen i pausene og har et egnet pauserom. De viste pausene behandles derfor som fritid. Prosjektfeltet brukes til ett hovedprosjekt per dag.

Mandag blir 8 timer mellom inn og ut minus 0,5 time pause = 7,5 timer. Torsdag blir 8,5 − 0,5 = 8 timer. Ukesummen er 37 timer, fordelt på 22 timer på A og 15 på B. Prosjekttimene summerer til den samme arbeidstiden, ikke et ekstra antall timer.

I et eget ark med start i B2, slutt i C2 og pause i desimaltimer i D2 kan du bruke =(C2-B2)*24-D2 for en vakt som slutter samme dag. Microsoft forklarer omregningen mellom klokkeslett og timer. Vaktene i eksemplet krysser ikke midnatt.

Pauser og overtid må tolkes riktig

En pause som skal regnes som arbeidstid, skal ikke trekkes fra som fritid. Behold opplysninger om pausens varighet og plassering i oversikten. Hvis malen bare har et varighetsfelt, dokumenter nødvendig plassering og type i et tilknyttet notat eller en egen oversikt.

Å jobbe mer enn avtalte 7,5 timer én dag er heller ikke automatisk det samme som lovens overtid. Arbeidsmiljøloven kapittel 10 skiller mellom avtalte ordninger, merarbeid og overtid. Malens beregnede avvik må kontrolleres mot den ordningen som gjelder, før timene brukes til lønn eller lovpålagt oppfølging.

Hva Excel-malen faktisk dekker

Timeliste Excel er organisert rundt den ansatte, med 12 månedsark, årsoversikt og egne innstillinger. Den har inn-/uttid, pause og ett prosjektfelt per dag. Bruk en separat registrering dersom samme dag skal fordeles presist mellom flere prosjekter.

For flere ansatte må dere ha en avtalt rutine for filer og sammenstilling. Malen er ikke et felles flermannsregister med automatisk godkjenningsflyt. Den sender heller ikke timer direkte til lønnssystemet. Kontroller støttet importformat og felt med lønnsansvarlig før dere planlegger eksport.

Hva koster appene i september 2026?

Kilder: Toggls prisside og Harvests prisside. Årsbeløpene er egne multiplikasjoner av grunnprisen, uten valutakonvertering. Avgifter og eventuelle tillegg er ikke regnet inn. Harvest opplyser om bruksavhengige tillegg. Excel-lisens og intern administrasjon kommer i tillegg til selve malen hvis dere ikke allerede har dette.

Begge leverandørene har også gratis alternativer med begrensninger. Harvest Free oppgir én plass og to prosjekter; Toggl oppgir et begrenset antall brukere på gratisplanen. Sjekk gjeldende grenser og funksjoner før dere velger. Et gratisalternativ kan være tilstrekkelig for enkelte behov.

Velg ut fra arbeidsflyt, ikke en fast grense for ansatte

Excel er et godt valg når enkelheten faktisk reduserer arbeidet. En app er verdt å vurdere når behovet for samhandling og kontroll ellers skaper mange manuelle steg. Det finnes ingen dokumentert universell grense på 15 eller 20 ansatte som avgjør dette.

Avslutt måneden med fire kontroller

1. Sjekk at alle faktiske arbeidsdager er registrert og at fravær ikke telles som arbeid.
2. Kontroller netto timer mot start, slutt og riktig pausetype.
3. Avklar avvik, merarbeid og overtid før lønnsbehandling.
4. Lagre godkjent versjon med dato og grunnlaget for eventuelle korrigeringer.

Hvis fire registrerte uker i en forenklet periode gir 37, 37,5, 36 og 39 timer, blir summen 149,5 timer. Men en kalendermåned er ikke alltid fire hele uker. Bruk datofilteret eller månedsarket, slik at timer fra nabomåneden ikke kommer med.

Planlagt bemanning finner du i guiden om kapasitet. Se vaktplanlegging i Excel eller program når problemet er hvem som skal være på jobb, og ferieplanen for godkjent ferie.