Varetelling 31. desember: steg for steg for små butikker

Varetellingen ved årsskiftet er en av de få oppgavene i en liten butikk der en feil går rett inn i resultatet. Teller du for mye, blir overskuddet og skatten for høy. Teller du for lite, flytter du kostnader inn i feil år. Og det meste som går galt, skjer før og etter selve tellingen, ikke med kalkulatoren i hånden.

Her får du en plan for uken rundt 31. desember: hva bokføringsforskriften krever, hvordan du håndterer varer som kommer og går rundt telletidspunktet, og et regneeksempel med to varegrupper. Fører du beholdningen løpende i lagerlisten i Excel, har du allerede datoene og bevegelsene du trenger for å regne deg frem til årsslutt.

Hva reglene faktisk sier

Kravene står i bokføringsforskriften § 6-1. De viktigste for en liten butikk:

• Telling ved årsslutt. Varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt.
• Telling tidligere er lov, med vilkår. Har du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året, men tilgang og avgang fra tellingen frem til årsslutt må kunne dokumenteres.
• Spesifisert liste. Varens art, kvantum med måleenhet og verdi for hver vare, pluss en summeringskolonne. Det skal fremgå hvordan verdiene er beregnet.
• Egne grupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift eller har ulike satser, skal vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste.
• To verdier. Både regnskapsmessig og skattemessig verdi skal fremgå.
• Papirlister nummereres på forhånd. Bruker du tellelister på papir, skal de være nummerert før tellingen. Dokumentasjonen skal være datert og vise hvem som har talt.

Hvordan selve tellelisten bygges opp og hvordan du undersøker et avvik, viser vi i varetellingslisten med 20 varer. Denne guiden handler om resten: planen, telletidspunktet og verdien.

Plan for uken rundt årsskiftet

Telle 31. desember eller noen dager før?

I 2026 er nyttårsaften en torsdag. Mange butikker har åpent noen timer, og få har lyst til å telle hele lageret på kvelden. Alternativet er å telle etter stengetid en av dagene før og føre alle bevegelser frem til årsslutt. Det forutsetter at lagerregnskapet ditt er betryggende: hvert salg og hvert varemottak etter tellingen må være registrert med dato.

Eksempel laget for denne guiden: en liten bok- og gavebutikk teller mandag 28. desember etter stengetid og har åpent 29.–31. desember.

Med bevegelsene i et ark kalt Bevegelser (dato i kolonne A, INN eller UT i B, varenummer i C og antall i E) og talt antall i C5, regner denne formelen beholdningen ved årsslutt for varen i A5:

=C5+SUMMER.HVIS.SETT(Bevegelser!E:E;Bevegelser!C:C;A5;Bevegelser!B:B;"INN";Bevegelser!A:A;">"&DATO(2026;12;28);Bevegelser!A:A;"<="&DATO(2026;12;31))-SUMMER.HVIS.SETT(Bevegelser!E:E;Bevegelser!C:C;A5;Bevegelser!B:B;"UT";Bevegelser!A:A;">"&DATO(2026;12;28);Bevegelser!A:A;"<="&DATO(2026;12;31))

Kriteriet ">"&DATO(2026;12;28) tar med bevegelser fra og med dagen etter tellingen. Salg fra selve telledagen er allerede borte fra hyllen når du teller etter stengetid, og skal derfor ikke trekkes fra en gang til. Bytt kolonnebokstavene så de passer ditt oppsett.

Fra antall til verdi, gruppe for gruppe

Bøkene i butikken er fritatt for merverdiavgift i siste omsetningsledd, mens gaveartiklene har alminnelig sats på 25 %. De to gruppene skal derfor stå hver for seg, og her verdsettes de også på hver sin måte.

Bøker: anskaffelseskost fra fakturaene

Kokeboken er kjøpt inn for 215 kroner og turboken for 168 kroner. Ni kokebøker gir 1 935 kroner og elleve turbøker 1 848 kroner, til sammen 3 783 kroner for de to linjene.

Gaveartikler: beregnet ut fra utsalgsverdi

Har du mange små varer, tillater forskriften at anskaffelseskosten beregnes ut fra varens kalkulerte utsalgsverdi, så lenge det gir et tilfredsstillende resultat og beregningen er dokumentert. Butikken summerer prislappene på alle gaveartikler 31.12 til 18 750 kroner inkludert mva.

1. Uten mva: 18 750 / 1,25 = 15 000 kroner.
2. Bruttofortjeneste for gruppen, dokumentert fra innkjøp og salg i året: 48 %.
3. Beregnet anskaffelseskost: 15 000 × (1 − 0,48) = 7 800 kroner.

I Excel blir det =B20/1,25*(1-B21) med utsalgsverdien i B20 og bruttofortjenesten i B21. Har noen gaveartikler en helt annen fortjeneste, for eksempel julepynt som selges med rabatt etter jul, skal de etter forskriften skilles ut i en egen gruppe.

Verdiene over er utgangspunktet. Om noe må skrives ned fordi det er skadet eller ukurant, og hvordan FIFO og laveste verdis prinsipp virker, går vi gjennom i guiden om varelager og FIFO ved årsoppgjøret.

Fem ting som ofte går galt

• Varer på vei. En pall som står ved bakdøren 31.12 med faktura datert i januar, må vurderes for seg. Avklar med regnskapsfører hvilket år den hører til, og noter det på listen.
• Kommisjonsvarer og forhåndsbetalte bestillinger. Varer som tilhører andre, eller som kunden allerede har betalt og bare ikke hentet, holdes utenfor eller merkes tydelig.
• Utstillingsvarer. Det som står i vinduet og på disken er også lager. Lag en egen sone for butikklokalet.
• Enhetsfeil. Sokker i tre-pakning talt som stykk ett sted og pakker et annet. Skriv enheten øverst på hver liste.
• Listen blir borte. Papirlistene er en del av dokumentasjonen. Skann dem samme kveld og legg dem sammen med summeringen.

Hva regnskapsføreren trenger fra deg

1. Summeringen per gruppe, med regnskapsmessig og skattemessig verdi.
2. Tellelistene, daterte og med navn på dem som talte.
3. Beregningsmåten: innpris fra faktura eller utsalgsverdi og bruttofortjeneste.
4. Hvis du talte før 31.12: listen over bevegelser frem til årsslutt.
5. Notater om varer på vei, kommisjonsvarer og nedskrivninger.

Varetellingen er bare ett punkt i årsavslutningen. Resten står i sjekklisten for årsoppgjør i småbedrifter.

Slik hjelper en løpende lagerliste

Lagerliste Excel har et vareregister med plass til 500 varer, med blant annet varenummer, enhet, lagerplass, innpris og lagerverdi, og en bevegelseslogg for opptil 2 000 inn- og utbevegelser med dato og referanse. Beholdningen i registeret regnes automatisk fra bevegelsene, uten makroer. Det gir deg datoene du trenger når du teller noen dager før nyttår og må regne deg frem til 31.12. Selve tellelisten og verdsettelsen per mva-gruppe lager du som et eget, datert ark.

Se vareregisteret og bevegelsesloggen i Lagerliste Excel →