Regnskap for utleiebolig: avslutt måneden i Excel

Et regnskap for utleiebolig bør vise både hva du har fått inn, hva leietaker skylder og hvilke kostnader som gjelder hver bolig. Banksaldoen alene svarer ikke på alt. Her avslutter vi én måned med to leieforhold, en delbetaling og et depositum som holdes utenfor inntektene.

Hold tre forskjellige beløp fra hverandre

• Avtalt leie: det som skal betales for perioden.
• Innbetalt leie: det som faktisk er kommet inn på konto.
• Restanse: avtalt leie minus betalinger som gjelder samme periode.

Bruk en fast ID for hver bolig og koble alle betalinger til riktig leietaker og måned. Hvis en betaling i september gjelder august, må den knyttes til augustkravet. Ellers kan du tro september er betalt mens et eldre krav fortsatt står åpent.

Eksempel: to boliger i august 2026

Dette er et fiktivt eksempel på langtidsutleie. Vi forutsetter at beløpene i leieavtalene er 12 000 og 9 000 kr per måned. Tallene sier ikke hva tilsvarende boliger koster i markedet.

Bolig B står som delvis betalt. Noter betalingsdato og hva betalingen gjelder. Send en saklig oppfølging etter leieavtalen og avklar eventuelle uenigheter. En status i Excel er en oversikt, ikke et betalingsvarsel med automatisk rettslig virkning.

Før kostnadene på riktig objekt

Utbetalingsoversikten viser hva som er betalt. Hvis du betaler en hel årsregning i august, bør du i tillegg merke hvilken periode den gjelder. En månedsrapport om kontanter og en rapport om periodens kostnader kan da vise ulike beløp uten at noen av dem er feil.

Avtalt leie minus kostnadene i eksemplet er 16 400 kr. Dette er en forenklet driftsoversikt før finansiering, andre poster og skattemessige vurderinger. Den er ikke en ferdig skatteberegning. Et lån, et møbelkjøp eller en påkostning kan kreve en annen behandling enn en løpende reparasjon.

Depositum er sikkerhet, ikke leieinntekt

Anta at Bolig B har et avtalt depositum på 27 000 kr. Beløpet registreres i depositumsoversikten og inngår ikke i de 18 000 kronene i mottatt leie. Husleietvistutvalget forklarer at depositum skal stå på sperret konto i leietakers navn. Det skal ikke inn på utleierens vanlige driftskonto.

Husleieloven § 3-5 regulerer blant annet grensen på seks måneders leie og kostnadene ved opprettelse av konto. En restanse gir ikke adgang til å flytte penger ut av depositumskontoen på egen hånd. Følg bankens og lovens fremgangsmåte ved krav og oppgjør.

Skatt: registrer først, klassifiser deretter

Om leien er skattepliktig, avhenger av utleieforholdet. Bruk Skatteetatens veiledning for utleie til å avklare din situasjon. Veiledningen skiller også mellom vedlikehold og påkostning, og forklarer at fradrag kan være begrenset etter tidligere egen bruk.

I arbeidslisten bør du derfor ta vare på faktura og beskrivelse av arbeidet. «Oppussing, 40 000 kr» er vanskelig å vurdere. Beskriv hva som ble reparert eller endret, og fordel fakturaen der den faktisk omfatter forskjellige typer arbeid. Ikke huk av «Fradrag: Ja» bare fordi boligen leies ut.

Når du går videre til skattemeldingen, må perioder, skatteplikt og fradragsregler vurderes samlet. Regneeksemplet her viser betalingskontroll. Det beregner ikke hvor mye skatt du skal betale.

En månedsavslutning i seks kontroller

1. Match hver leiebetaling mot bolig, leietaker og riktig leiemåned.
2. Se gjennom delbetalinger og noter hva som fortsatt er uavklart.
3. Før betalte kostnader med bilag, objekt og periode.
4. Avstem driftskontoen: inngående saldo + inn − ut = utgående saldo.
5. Kontroller depositumsoversikten separat mot bankens opplysninger.
6. Lagre en datert rapport med restanser og åpne spørsmål før du går til neste måned.

Betaler leietakeren de siste 3 000 kronene 2. september, blir augustkravet gjort opp. Kontantinnbetalingen ligger fortsatt i september. Behold sammenhengen mellom betalingsdato og leiemåned, slik at begge rapportene kan forklares.

Slik bruker du malen uten å blande oversiktene

Opprett Bolig A og B i Objekter, registrer avtalene i Leietakere og fyll Leiebetalinger måned for måned. I Kostnader fører du bilaget på riktig objekt. Bruk Depositum til sikkerhetsbeløpet, og Skatteberegning som en veiledende kontroll etter at egne forhold er avklart.

Arbeidsboken har også en egen del for korttidsutleie. Den brukes ikke i dette langtidsleieeksemplet. Oppdater aktuelle forutsetninger før et nytt skatteår; en ferdig mal avgjør ikke skatteplikten for deg.

Private husholdningsutgifter bør holdes i en separat utgiftsoversikt. Trenger du oversikt over lånets betalinger, se forskjellen på annuitetslån og serielån.