Gantt-skjema i Excel: slik bygger du det steg for steg

Et Gantt-skjema er en liste over aktiviteter med en tidslinje ved siden av: én rad per oppgave, én kolonne per uke, og en farget stolpe fra start til slutt. Det er nok til å se hva som skjer samtidig, hva som må vente, og når prosjektet tidligst kan bli ferdig.

Her bygger vi skjemaet fra bunnen i Excel, med formler som regner sluttdatoer i arbeidsdager og betinget formatering som tegner stolpene. Vil du heller starte med strukturen ferdig, har prosjektplanen i Excel med automatisk Gantt en fremdriftsplan der stolpene flytter seg når du endrer datoene.

Det du ender opp med: en aktivitetstabell der du bare skriver startdato for første oppgave og varighet for resten, og et ukerutenett som oppdaterer seg selv.

To måter å lage Gantt i Excel

Excel har ingen egen diagramtype for Gantt. Microsoft beskriver derfor en løsning der et stablet liggende stolpediagram formateres slik at den første delen av stolpen blir usynlig. Den andre vanlige metoden er et rutenett med betinget formatering. Valget avhenger av hva skjemaet skal brukes til.

Vi bruker rutenettet. Det tåler endringer best, og det er det du trenger når planen skal følges opp på et ukemøte.

Steg 1: Sett opp aktivitetstabellen

Start i rad 6, slik at radene over er ledige for uketall og datoer. Kolonnene:

• A: ID (A, B, C …), så avhengigheter kan skrives kort.
• B: Aktivitet, formulert som noe som kan bli ferdig: «Signere leiekontrakt», ikke «Lokaler».
• C: Ansvarlig, én person per rad.
• D: Start.
• E: Varighet i arbeidsdager.
• F: Slutt, som formel.
• G: Status: Ikke startet, Pågår eller Ferdig, gjerne som nedtrekksliste.

Lag i tillegg et lite område med årets helligdager i et eget ark og gi det navnet Helligdager. Datoene finner du i oversikten vår over helligdager og klemdager.

Steg 2: La Excel regne sluttdato og neste start

Funksjonen ARBEIDSDAG hopper over helger og datoene du gir den som helligdager. Varighet 1 betyr at oppgaven starter og slutter samme dag, derfor trekker vi fra én:

Det er bare første oppgave som får en skrevet dato. Alle andre starter med en formel som peker på forgjengeren, og da flytter hele kjeden seg når én varighet endres.

Steg 3: Lag ukerutenettet

Sett kolonnene for uker fra I og utover. I I4 skriver du mandagen i prosjektets første uke som en vanlig dato. I J4 skriver du =I4+7 og kopierer mot høyre, én kolonne per uke. I rad 3 viser =ISOUKENR(I4) ukenummeret, som er det de fleste i Norge snakker om på møter. Gjør kolonnene smale, for eksempel bredde 4, og skjul gjerne datoraden når alt virker.

Steg 4: Tegn stolpene med betinget formatering

Marker hele rutenettet, for eksempel I6:M13, og velg Hjem → Betinget formatering → Ny regel → Bruk en formel til å bestemme hvilke celler som skal formateres. Skriv:

=OG(I$4<=$F6;I$4+6>=$D6)

Regelen fargelegger en ukecelle når uken overlapper aktiviteten: uken starter før aktiviteten slutter, og uken slutter etter at aktiviteten har startet. Dollartegnene er hele poenget. I$4 låser raden med ukedatoer, $D6 og $F6 låser kolonnene med start og slutt.

Legg til to regler til, og sett dem øverst i regelbehandleren:

• Ferdige oppgaver i grått: =OG($G6="Ferdig";I$4<=$F6;I$4+6>=$D6)
• Inneværende uke markert: =OG(IDAG()>=I$4;IDAG()<=I$4+6), med bare en tydelig kantlinje, så stolpene fortsatt synes.

Utfylt eksempel: et regnskapskontor flytter

Eksemplet er laget for denne guiden. Et kontor med tolv ansatte skal flytte i februar 2027. Første oppgave starter mandag 1. februar, og perioden har ingen helligdager.

Slik ser rutenettet ut når reglene er på plass (■ = aktiviteten pågår den uken):

Tre ting skjemaet viser med en gang:

1. Møblene styrer flyttedagen. F venter på både C og D. D slutter 24.02, C allerede 18.02. Derfor bruker D11 formelen med MAKS.
2. IT-planleggingen har slakk. C kan bli fire arbeidsdager forsinket, til 24.02, uten at pakkingen må flyttes.
3. Hele prosjektet tar 25 arbeidsdager, fra 1. februar til 5. mars. Forkorter leverandøren møbelleveransen med to dager, flytter F, G og H seg like mye fremover, mens en kortere IT-plan ikke endrer noe.

Hva som skjer når en leveranse faktisk blir forsinket, og hvordan du dokumenterer en ny prognose, går vi gjennom i fremdriftsplanen med forsinkelse.

Fire feil som gjør Gantt-skjemaet ubrukelig

• Datoer som tekst. «Uke 7» eller «midten av februar» kan ikke sammenlignes med uketall. Bruk ekte datoer, så klarer formelen resten.
• Alle startdatoer skrevet for hånd. Da må du endre hver rad når én oppgave flytter seg. La forgjengeren styre startdatoen.
• Varighet i kalenderdager. Ti dager fra en torsdag er ikke det samme som ti arbeidsdager. Velg én enhet og skriv den i kolonneoverskriften.
• For mange rader. Et skjema med 150 linjer leses ikke på et møte. Hold deg til leveranser og milepæler, og legg detaljene i egne lister.

Gantt-skjemaet viser når, men ikke hvor mye den enkelte har å gjøre. Overlapper flere oppgaver for samme person, hører kapasiteten hjemme i en bemanningsplan med fordeling mellom prosjekter. Og skal du heller vise faste aktiviteter gjennom et helt år, er et årshjul i Excel riktigere verktøy.

Når du vil ha skjemaet ferdig koblet

Prosjektplan Excel har en fremdriftsplan med plass til 50 aktiviteter med start- og sluttdato, ansvarlig, budsjett og status. Gantt-arket dekker 52 uker, stolpene flytter seg når du endrer datoene, og fargene viser om en oppgave er ferdig, pågår, venter eller er forsinket. I samme fil ligger budsjett mot faktisk kostnad, et risikoregister med 5×5-matrise og en teamoversikt, uten makroer. Vurderer du heller et nettbasert verktøy, har vi sammenlignet prosjektplan i Excel med Trello, Monday og Asana.

Se Gantt-arket og fremdriftsplanen i Prosjektplan Excel →