Lage turnus: rullerende plan som holder arbeidstiden

En turnus er mer enn et skjema med vaktkoder. Den skal dekke åpningstiden hver dag, gi hver ansatt nok hvile og holde arbeidstiden innenfor den grensen som gjelder for akkurat denne typen arbeid. Den siste delen er det mange som bommer på: står de ansatte på jobb hver tredje søndag eller oftere, er grensen i arbeidsmiljøloven ikke 40, men 38 timer i uken.

Her lager vi en rullerende fireukers turnus for en liten hotellresepsjon steg for steg, med fire grupper som går i samme mønster forskjøvet én uke. Du får tabellen, kontrollene og formlene. Vil du slippe å bygge rotasjonen selv, har Turnusmal Excel en egen fane for rullerende turnus med skiftgrupper A–D.

Steg 1: Finn ukegrensen som gjelder turnusen

Arbeidsmiljøloven § 10-4 har tre nivåer for alminnelig arbeidstid. Det er nivået som avgjør hvor mange timer en hel stilling kan ha i snitt.

Grensen per døgn er ni timer i alle tre tilfellene. For tredelt skift og turnus som ikke faller inn under fjerde eller femte ledd, men der den ansatte jobber minst hver tredje søndag, har loven i tillegg en egen regel om redusert arbeidstid i sjette ledd. Tariffavtalen deres kan også ha kortere arbeidstid; mange har 37,5 timer.

Steg 2: Bestem vaktene og bemanningen

Eksemplet er laget for denne guiden. Resepsjonen er åpen 07–21 alle dager og trenger:

• D dagvakt 07–15 hver dag
• K kveldsvakt 13–21 hver dag
• M mellomvakt 09–17 mandag–fredag, når det er flest innsjekker og møter

Hver vakt regnes som åtte timer arbeidstid i eksemplet. Kveldsvakten slutter kl. 21. Arbeid mellom kl. 21 og kl. 06 er som hovedregel nattarbeid etter § 10-11, men arbeid på to skift som legges mellom kl. 06 og kl. 24, regnes ikke som nattarbeid. Går vaktene over midnatt, eller har dere et tredje skift om natten, gjelder egne regler. Over fire uker trengs 28 D, 28 K og 20 M, til sammen 76 vakter. Fire ansatte med 19 vakter hver dekker det.

Steg 3: Lag grunnmønsteret for én gruppe

Gruppe A går gjennom dette mønsteret. B starter i uke 2 av mønsteret, C i uke 3 og D i uke 4. Da står det nøyaktig én D, én K og (på hverdager) én M på hver dag.

Sum over fire uker: 19 vakter og 152 timer, altså 38 timer i snitt per uke. Hver ansatt jobber annenhver søndag, i uke 2 og 4.

Steg 4: Sjekk hvilen mellom vaktene

Loven krever minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer og en sammenhengende fri periode på 35 timer i løpet av sju dager (§ 10-8). Med vakttidene over er det særlig to overganger som ikke går: K etterfulgt av D gir bare 10 timer hvile (21–07). K etterfulgt av M gir 12 timer og holder.

Mønsteret er bygd slik at en K bare følges av en ny K eller en fridag, også over ukeskiftet og når mønsteret starter på nytt etter uke 4. Den korteste hvilen mellom to vakter er 16 timer. Den korteste ukefrien er i mønsteruke 4: fra torsdag kl. 17 til lørdag kl. 07, altså 38 timer.

Hvordan du kontrollerer hviletiden vakt for vakt, med et utkast der én overgang gir for kort hvile, går vi gjennom i eksemplet om vaktplan i Excel eller program. Her holder vi oss til det som er spesielt for en rullerende turnus.

Steg 5: Søndager og helgedager

Arbeid på søn- og helgedager er bare tillatt når arbeidets art gjør det nødvendig, noe en hotellresepsjon typisk vil oppfylle. Behovet for søndagsarbeid skal drøftes med de tillitsvalgte (§ 10-10 tredje ledd). Etter § 10-8 fjerde ledd skal den som har jobbet på en søn- eller helgedag, ha fri neste søn- og helgedagsdøgn. Mønsteret over oppfyller det med annenhver søndag. Søndagsarbeid regnes etter § 10-10 første ledd fra kl. 18 dagen før, så lørdagskvelden i mønsteruke 2 hører til samme søndag. Skriftlig avtale kan etter § 10-8 fjerde ledd gi en ordning med fri annenhver søn- og helgedag i snitt over 26 uker, men ukefridøgnet må likevel falle på en søn- eller helgedag minst hver fjerde uke.

Husk at helligdager som faller på en hverdag, også teller. I påsken, i pinsen og på Kristi himmelfartsdag må du se på den konkrete kalenderen, ikke bare grunnmønsteret.

Steg 6: Snittet på 38 timer krever en avtale

Tre av fire uker i mønsteret har 40 timer. Siden grensen for denne turnusen er 38 timer i løpet av sju dager, holder det ikke at snittet blir riktig. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale gjennomsnittsberegning etter § 10-5 over en periode på høyst 52 uker, så lenge den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av sju dager. Uten en slik avtale er timene over 38 i en uke overtid.

Turnusen er en arbeidsplan etter § 10-3: den skal vise uker, dager og tider, utarbeides sammen med de tillitsvalgte og drøftes med dem senest to uker før den tas i bruk, hvis ikke tariffavtalen sier noe annet.

Formlene i dette eksemplet

Oppsettet er laget for denne guiden: gruppene står i A5:A8 og de 28 dagene i kolonne B til AC, med uke 1 i B:H, uke 2 i I:O, uke 3 i P:V og uke 4 i W:AC.

• Bemanning per dag (rad 10, kopieres mot høyre): =ANTALL.HVIS(B$5:B$8;"D"). Skal vise 1. Bytt «D» med «K» og «M» i radene under; M skal vise 1 på hverdager og 0 i helgen.
• Timer i uke 1 for gruppe A (AD5): =(7-ANTALL.HVIS(B5:H5;"F"))*8. Tilsvarende I5:O5, P5:V5 og W5:AC5 i AE5:AG5.
• Snitt over fire uker (AH5): =SUMMER(AD5:AG5)/4 gir 38.
• Kontroll mot grensen (AI5, med grensen 38 i AJ1): =HVIS(AH5>$AJ$1;"For høyt snitt";"OK").
• Kveld før dag (hjelperader B14:B17, én per gruppe): =HVIS(B5="K";HVIS(C5="D";"Sjekk hvile";"");"") i B14. Kopier ned til rad 17 og mot høyre til AB. I AC14 sammenligner du AC5 med B5, fordi mønsteret starter på nytt: =HVIS(AC5="K";HVIS(B5="D";"Sjekk hvile";"");"").

Formelen for timer forutsetter at alle vakter er åtte timer. Har dere vakter med ulik lengde, legg timer per vaktkode i en egen tabell og summer dem i stedet.

Når du bruker Turnusmal Excel

Ifølge produktsiden har Turnusmal Excel ni faner, plass til 25 ansatte og 8 skifttyper, og en Rullerende-fane der du definerer sykluser for gruppe A–D og lar malen rotere skiftene. Kontroll-fanen sjekker daglig arbeidsfri (11 timer), ukentlig hvile (35 timer), maks arbeidstid på 40 timer per uke og overtidsgrensene. Skifttider og arbeidstidsregler stilles inn i Innstillinger.

Vær oppmerksom på tre ting når du bruker den på en turnus som eksemplet:

1. Kontrollen er beskrevet med 40 timer per uke. For turnus med arbeid minst hver tredje søndag er lovens grense 38 timer. Se om grensen kan endres under arbeidstidsreglene i Innstillinger; hvis ikke, sjekk 38 timer selv, for eksempel med snittformelen over.
2. Uker på 40 timer i en gjennomsnittsberegnet turnus kan være lovlige med avtale, selv om de skiller seg ut i en ukekontroll. Ta vare på avtalen sammen med turnusen.
3. Malen har egne skiftkoder (D, K, N, DK, J, L, S, SJ), og kontrollen bygger på en hviletabell for skiftkombinasjoner. Bruker du egne vakttider og koder som i eksemplet (D 07–15, K 13–21, M 09–17), må du legge dem inn i Innstillinger, oppdatere hviletabellen og kontrollere 35-timersfrien selv.

Ferie i turnus gir egne utfordringer med dagtelling og bemanning; se ferieplanleggingen med helligdager og bemanning. Hvordan du fordeler kapasitet når folk også jobber i prosjekter, viser bemanningsplanen for fire personer. Og turnusen viser bare det som er planlagt; faktisk arbeidstid hører hjemme i timelisten, som vi sammenligner i timeregistrering i Excel eller app.

Se Rullerende-fanen og kontrollarket i Turnusmal Excel →