Bemanningsplan: fordel kapasitet mellom to prosjekter

En bemanningsplan kan se romslig ut for teamet samlet og samtidig overbelaste to personer. Derfor må kapasiteten kontrolleres per medarbeider og uke. Her fordeler vi to kundeprosjekter på fire personer, trekker fra fravær og interne oppgaver og flytter ti timer til riktig kollega.

Hvor mange timer er tilgjengelige denne uken?

Begynn med personens avtalte kapasitet, og trekk fra kjent fravær og oppgaver som allerede opptar tiden. Avtalte timer er ikke det samme som timer du fritt kan selge til et prosjekt. Bruk timer fra deres arbeidsordning; 37,5 timer er en forutsetning for enkelte personer i eksemplet, ikke en generell lovgrense.

Internt arbeid omfatter avtalte møter, administrasjon og andre oppgaver. Det skal ikke skjules i prosjektanslagene. Fraværet registreres som utilgjengelig tid i planleggingen uten at teamets felles oversikt trenger sensitive årsaksopplysninger.

Digdirs veiledning om planleggingsfasen fremhever organisering, roller og arbeidsregler. I en liten bemanningsplan betyr dette at dere må avklare både tilgjengelighet og hvem som kan utføre oppgavene, før timer tildeles.

Første forslag: 100 timer inn i 102 ledige timer

Totalt ser det ut til å være to timer ledig. Likevel er Nora overbooket med seks timer og Sara med fire. Emils og Jonas’ ledige tid hjelper bare hvis de kan overta konkrete oppgaver. En grønn totalsum er derfor ikke et godkjent bemanningsoppsett.

Flytt oppgaver, ikke bare tall

Vi antar at Emil kan overta seks timer med dokumentasjon på Prosjekt B fra Nora. Jonas kan overta fire timer med testing på samme prosjekt fra Sara. Anslagene inkluderer nødvendig overlevering. Hvis det kreves ekstra opplæring eller koordinering, må også de timene inn i planen.

Begge prosjekter beholder 50 timer. Ingen person er overbooket mot den oppgitte nettokapasiteten, og Jonas har to timer ledig. Det er fortsatt en stram plan: fravær eller et feilanslag kan kreve ny prioritering. Bekreft derfor fordelingen med dem som skal utføre arbeidet.

Slik fører du bemanningen i Excel

1. Bruk én rad per person og prosjekt. Legg ukene i kolonner, og bruk samme navn konsekvent.
2. Summer personens tildelte timer på tvers av prosjektene. Sammenlign med den tilgjengelige kapasiteten for akkurat den uken.
3. Beregn beleggingsgrad som tildelt / tilgjengelig. Har personen null tilgjengelige timer, vis «Ikke tilgjengelig» i stedet for å dele på null.
4. Merk overbooking tydelig og skriv oppgaven som skal flyttes, mottaker og ny frist.
5. Ta en kopi av godkjent plan før neste ukes endringer.

I et eget kontrollark kan SUMMER.HVIS.SETT (SUMIFS) summere timer for en valgt medarbeider. Pass på at summeringsområdet og kriterieområdet har samme størrelse. Et navn som er skrevet forskjellig på to rader kan ellers gi et for lavt totalbeløp.

Slik passer eksemplet inn i Ressursplanlegging Mal Excel

I INNSTILLINGER legger du inn medarbeidere, roller og kapasitet. I RESSURSTILDELING fordeler du timer på de to prosjektene over 12 uker. BELEGGINGSGRAD og TEAMOVERSIKT samler tildelingen per person, mens PROSJEKTVISNING viser prosjektets bemanning.

Den kontrollerte arbeidsboken henter en fast ukekapasitet per person fra Innstillinger. Nettokapasitet som varierer på grunn av fravær, må derfor kontrolleres særskilt. Du kan holde en egen ukeoversikt som tabellen over, eller registrere reservert intern tid som tydelig merkede planleggingsposter. Ikke endre en fast kapasitet for alle ukene for å skjule ett fraværstilfelle.

Hva planen ikke forteller deg

Bemanningsplanen viser forventet bruk av kapasitet. Den viser ikke hvor lenge medarbeiderne faktisk arbeidet. Arbeidstilsynet skiller mellom planlagt og registrert arbeidstid. Faktiske start- og sluttider og relevante pauser må følges opp i egen registrering.

Se guiden om timeregistrering for oppfølgingen etterpå. Ferieplanleggingen gir grunnlag for tilgjengeligheten. Hvis rekkefølgen på aktiviteter endres, oppdater også fremdriftsplanen.

Ta tre beslutninger på bemanningsmøtet

• Hva skal faktisk leveres kommende uke, og hva kan vente?
• Hvem har kapasitet og riktig kompetanse til hver konkret oppgave?
• Hvilken endring utløser en ny gjennomgang før fristen?

Noter beslutningen mens alle er enige. «Nora får hjelp» er uklart. «Emil overtar dokumentasjon på B, seks timer inkludert overlevering, ferdig torsdag» er mulig å følge opp. Neste møte sammenligner dere anslaget med erfaringen, ikke bare fargen i arket.